Vedenie firemnej evidencie

Vedenie firemnej evidencie je súhrnný pojem pre ukladanie a uchovanie účtovných a daňových záznamov, vedenie informácií o zákazníkoch, produktoch, majetku či právnych dokumentoch. Vedenie firemných evidencií je jednou zo základných činností, ktorú každá organizácia alebo podnikateľ musí vykonávať.

Vedenie firemných evidencií v praxi: Niektoré firemné evidencie, ako napríklad daňová evidencia a účtovníctva sú povinné zo zákona, ďalšie firemné evidencie povinné nie sú, ale slúžia ako dôkazy alebo umožňujú fungovanie procesov alebo riadenie firmy. Dobre vedené informácie sú úplne nevyhnutné pre prevádzku a fungovanie firmy, pretože pomáhajú chrániť vaše podnikanie, zvyšovať vašu konkurenčnú výhodu a zisk. Dôležitosť dobrých firemných evidencií sa zvyšuje s veľkosťou firmy.

Evidencie sú dáta buď o objektoch (tzv. kmeňové dáta), ako sú napríklad zákazníci, dodávatelia, ľudia, majetok, produkty, služby alebo o zmenách a pohyboch týchto objektov (tzv. transakčné dáta) ako sú napríklad požiadavky zákazníkov, pohyby tovarom peňazí alebo zmeny kapacity podnikových zdrojov. Tu sú dôležité informácie o dátach a množstvo (kedy, koľko, čo).       Môžete viesť svoje firemné evidencia buď v papierovej podobe alebo elektronicky v podnikovom softvér. Ten zjednodušuje vytváranie, uchovávanie, zdieľanie a ochranu informácií či vytváranie reportov. Neexistuje jediná kategória podnikového sofware pre vedenie firemných evidencií - ten sa nazýva rôzne (podľa toho čo robí a ktoré evidencia obsahuje), ide napríklad o ERP systém, CRM systém, účtovníctvo, backoffice systém, zákazkový systém, systém pre evidenciu majetku a ďalšie.

Základné firemné evidencie zvyčajne sú:

• Účtovníctvo a daňová evidencia (vedenie záznamov o daňových dokladoch a platbách)
• Obchodné evidencie (záznamy o požiadavkách zákazníkov, faktúrach a ďalších daňových dokladoch, obchodných zmluvách, o zákazníkoch, ich históriu a ďalšie)
• Evidencia ľudí, zamestnancov (vedenie informácií o človeku, zamestnanecké zmluve, benefitoch, osobnom rozvoji, vzdelávanie, opis pracovnej náplne, zodpovednosti a právomoci ľudí a ďalšie súvislosti človeka k firme či majetku)
• Evidencia majetku (evidencia hnuteľného aj nehnuteľného majetku, kto je za čo zodpovedný, evidencia stavu majetku)
• Skladová evidencia (evidencia tovaru a materiálu, stavu skladový zásob)
• Evidencie o rizikách a bezpečnosti (bezpečnosť práce a pracovisku, bezpečnostné incidenty)