Riadenie úloh (Task management)

Riadenie úloh (anglicky Task management) je manažérska aktivita ktorej predmetom je správne zadávanie, koordinácia a kontrola úloh. Formou zadávanie úloh manažéri riadi prácu a činnosti pracovníkov, ktorá väčšinou nevyplýva z rutinných povinností, ale má nejaké konkrétne ciele a termíny. Riadenie úloh je teda jedným z základných kameňov riadenie práce.

Úlohy je možné zadávať ústne alebo písomne ​​a rovnakým spôsobom je možné aj kontrolovať. Najmä pre prácu “bielych golierov” sa využívajú rôzne softvérové ​​nástroje a riešenia. V celej rade firiem je žiaľ stále jedným z najbežnejších spôsobov riadenia a zadávanie úloh e-mail v kombinácii so zápisy vedenými formou wordovských dokumentov. Veľké množstvo úloh vedených a zadávaných takou firmou vedie prirodzene k veľkej neefektívnosti. Jednak tým, že komunikácia nad úlohou nie je prehľadná a jednak aj tým, že firma ako stráca prehľad nad koordináciou jednotlivých úloh, ktoré môžu byť vzájomne protichodné.

Čo riadenie úloh obnáša?

Zadávanie úloh

Hovorí sa, že zlé zadávanie úloh je najdrahší manažérska chyba. Je preto dôležité, aby manažér alebo ktokoľvek iný kto úlohy zadáva je zadával správne.

• Úloha by mal mať jasný a konkrétny cieľ
• Úloha by mal mať jasne vymedzený termín - čas do ktorého má byť splnený
• Úloha by mal byť splniteľná a dosiahnuteľný
• Úloha musí byť zadávaný človeku, ktorý má k jeho splneniu dostatočné skúsenosti, schopnosti, vedomosti a právomoci

Koordinácia úloh

Koordinácia úloh prebieha po niekoľkých líniách.

• Koordinácia úlohy sa strategickými, prevádzkovými alebo projektovými cieľmi - teda ubezpečenie, že úloha “neuhýba” od smeru, ktorý firma žiada
• Vzájomná koordinácia spolu súvisiacich úloh - teda koordinácia úloh, ktoré majú napríklad spoločný cieľ alebo sa týkajú rovnakého projektu
• Koordinácia úloh medzi jednotlivými organizačnými jednotkami - teda vlastne koordinácie medzi manažérmi (často dochádza k tomu, že vo väčších organizáciách idú úlohy proti sebe)
• Koordinácia rozpracovanosti úloh

Koordinácia úloh vo väčších tímoch alebo firmách je veľmi náročná - môže prebiehať formou ceruzka-papier-mozog, ale udržanie všetkých súvislostí je často takmer nemožné, nad ľudské sily. Preto majú taký úspech rôzne riešenia pre riadenie úloh, pretože práve fáze koordinácia veľmi uľahčujú.

Kontrola splnenie úloh

Niektoré úlohy sú jednoduché a krátkodobé, splnenie iných môže trvať dlhú dobu, napríklad aj v rádoch mesiacov alebo rokov. U tej prvej skupiny je kontrola ich splnenie rýchla a bezprostredná, u dlhodobých úloh je to oveľa zložitejšie a je potrebné k nim pristúpiť úplne iným spôsobom. Kontrola takýchto úloh musí byť priebežná - jednak aby došlo k uistenie, že úloha je stále relevantné a tiež uistenie, v akom štádiu rozpracovanosti vlastne je.

Priebežná kontrola úloh samozrejme môže prebiehať tiež formou ceruzka - papier, ale práve túto časť veľmi efektívne podporujú softvérové ​​nástroje pre riadenie úloh, pretože vďaka nim má manažér, ten kto je za úlohu zodpovedný aj všetky prípadné ďalšie strany prehľad o tom, čo sa deje. Takéto nástroje majú spravidla nad úlohou možnosti diskusie všetkých zúčastnených (groupchat), kde sa ukladá všetka komunikácia ktorá sa úlohy týka a nikto ju tak nemusí pracne dohľadávať po mailoch alebo iných zdrojoch.