ManagementMania AppMania EduMania JobMania BusinessPages


Čo je Projektový zámer (Business Case)
Projektový zámer je dokument, ktorý slúži na prezentovanie projektov nadriadeným alebo investorom. Ide o komplexný súbor príjmov, nákladov, zdrojov, rizík a všetkých ostatných aspektov projektu.

Projektový zámer (anglicky Business Case) je komplexný dokument, ktorý slúži na prezentovanie projektov dozorným orgánom alebo investorom. Je to komplexný súhrn príjmov, nákladov, zdrojov, rizík a všetkých ostatných aspektov. Ide vlastne o prvú fázu projektu (alebo o nulovú fázu, v závislosti od toho, ako sa pozeráme na životný cyklus projektu). Je to jeho východiskový bod, základný kameň, na ktorom bude celý projekt stáť. Je tiež kľúčovým vstupom do plánu projektu.

Kto a kedy potrebuje plán projektu?

Pred spustením každého projektu je potrebné mať pohromade všetky podstatné informácie, ktoré projekt ovplyvňujú a ktoré majú vplyv na jeho zmysluplnosť, realizovateľnosť a konečne tiež na jeho schválenie. Malá firma bude projektový zámer potrebovať pravdepodobne pre predstavenie investorovi, vo väčšej firme je projektový zámer bežnou súčasťou schvaľovacích procesov nadriadenými (držiteľmi rozpočtu). Preto projektový zámer je predchodcom projektu, predchádza schváleniu projektu.

Čo by mal obsahovať plán projektu?

Zámer projektu prekračuje bežnú kalkuláciu cenu projektu. Obyčajné číselné vyjadrenie nákladov a výnosov nehovorí nič o skutočnej realizovateľnosti projektu. Aké riziká súvisia s projektom? Aké zdroje, ľudia, materiál, technológia budú potrebné? Budú naozaj na trhu k dispozícii v potrebnom čase a objeme? (aj keď máme pre nich prostriedky, zdroje jednoducho nemusia byť k dispozícii). Práve na takéto otázky by mal projektový plán obsahovať odpovede.

Aké detaily si vyberiete a do akej hĺbky prejdete? Musíme sa zamerať na takéto informácie, aby sme mohli posúdiť skutočnú realizovateľnosť a byť schopní zaručiť kalkuláciu projektu. Detail sa teda odvíja od typu a veľkosti projektu - zatiaľ čo v jednom prípade bude stačiť hrubý odhad počtu nových pracovníkov na 500, v inom prípade bude potrebné poznať detailný rozpad až na úlohy jednotlivých pracovníkov v rozsahu 53 človekohodín. Nie je možné porovnať detaily 5-ročného projektu za 5 miliárd so 6-mesačným projektom na 2 milióny. V oboch prípadoch však autori musia poznať odpovede na kľúčové otázky (iba miera podrobností sa bude líšiť):

  • Zhrnutie, dôvody a ciele projektu
  • Očakávaný rozpočet projektu a finančné hodnotenie
  • Predpokladaný organizačný projekt (samostatná organizácia, súčasť existujúcej štruktúry atď.)
  • Očakávaná potreba zdrojov (ľudia, technológie, informácie, infraštruktúra atď.) Skutočne budú dostupné zdroje?
  • Očakávané vplyvy a dopady projektu   * Dopad na existujúcu organizáciu, na prevádzku projektov a na všetko ostatné   * Výhody (finančné a nefinančné)   * Možné negatívne vplyvy projektu
  • Časový rozvrh, harmonogram
  • Hlavné riziká projektu alebo iné obmedzenia (napr. Legislatívne)

Pri tvorbe projektového zámeru sa teda okrem zostavovanie rozpočtu nezaobídeme bez analýzy dopadov, analýzy rizík, rozpočtovania, vyhodnotenia možností (napríklad pomocou analýzy senzitivity), analýzy zdrojov (napríklad pomocou VRIO analýzy).

Plán projektu musí mať schopnosť presvedčiť vlastníka rozpočtu (senior alebo investor) o projekte. Informácie obsiahnuté v ňom by mali zodpovedať pravde - obchodný prípad by nemal byť príliš optimistický, mal by to byť skutočný. Z tohto dôvodu sa často používajú scenáre - ideálne tri. Optimistické, skutočné a konzervatívne. Ide o dôležité informácie, ktoré schvaľovateľ používa pri svojom rozhodovaniu.

Schvaľovanie projektov ako súčasť firemných procesov

Ak má firma dobre nastavené procesy schvaľovania projektových zámerov, tak zároveň výrazne znižuje riziká projektov ako takých, pretože dokáže včas odchytiť ich riziká alebo dokonca úplne zastaviť nezmyselné projekty ešte skôr ako sú spustené. Ak si toto firma uvedomí, všetci chápu, prečo je dôležité navrhnúť a schvaľovať projektové plány a prečo sa o to snažia. Čím je väčšia spoločnosť alebo organizácia, tým dôležitejšia je proces, tým lepšie vie “ľavá ruka či robí pravá ruka”. Najmä analýza vplyvu je v tomto ohľade dôležitá, pretože môže odstrániť opakujúce sa zámery projektu, ktoré síce riešia jednu vec, ale ďalšie tri komplikuje.

Súvisiace pojmy a metódy:

Súvisiace oblasti riadenia:

predchádzajúca ďalšie
Pomohol Vám tento článok?
Hodnotenie:
Posledná aktualizácia: 03.09.2017

Komentáre



Pre vstup do diskusie musíte byť prihlásený

Prihlásiť


Ľudia, ktora to vedia