Plán projektu (Project Plan)

Plán projektu (Project Plan) je zvyčajne dokument, ktorý definuje, ako je projekt naplánovaný a ako má byť realizácia projekte organizovaná , vykonávaná, monitoruje a kontrolovaná. Niekedy sa nazýva tiež ako projektový plán. Plán projektu môže byť vztiahnutý ik tzv programu. Potom sa môže nazývať plán programu. Obsahovo je ale prakticky totožný s plánom projektu. Existuje mnoho rôznych definícií, čo je Plán projektu a čo má obsahovať. Tu sú uvedené dve najrozšírenejšie definície podľa štandardov v projektovom riadení:

• Podľa PMBOK:  “Plán projektu je formálny, schválený dokument, ktorý sa používa ako vodítko pre realizáciu projektu a projektového riadenia. Primárne sa plán projektu používa na zdokumentovanie predpokladov a rozhodnutie, uľahčenie komunikácie medzi zúčastnenými stranami, a zdokumentovanie schváleného rozsahu, ceny a harmonogramu. Plán projektu môže byť len súhrnný alebo veľmi podrobný. “
• Podľa PRINCE2: “Plán projektu je vyhlásenie o tom, ako a kedy sa majú dosiahnuť ciele projektu tým, že definuje hlavné produkty, míľniky, činnosti a zdroje potrebné na realizáciu projektu.”

Plán projektu by mal optimálne obsahovať 4 základné otázky dôležité pre projekt a jeho riadenie:

• Prečo? Z akých dôvodov sa projekt realizuje? Aký problém alebo nedostatok má projekt vyriešiť? Prečo je potrebné vynaložiť prostriedky a úsilie na jeho realizáciu?
• Čo? Čo je cieľom a výstupom projektu? Aké sú hlavné produkty alebo výstupy projektu?
• Kto? Kto sa na projekte bude podieľať? A čo bude povinnosťou jednotlivých zúčastnených v rámci projektu? Ako budú účastníci projektu organizovaní?
• Kedy? Aký je harmonogram projektu? Aké sú významné míľniky v priebehu realizácie projektu? Aká je časová os projektu a kedy nastanú zvlášť významné body označované ako míľniky, je kompletný?

Ciele projektu by mali zodpovedať prístupu SMART, rovnako ako ciele vo strategickom či inom konaní. Plán projektu môže obsahovať ešte mnoho ďalších náležitostí, ako plán rizík (analýza rizík vrátane návrhov opatrení) a definovanie formalít uplatňovaných v rámci projektu. Medzi ne patrí schvaľovacie procedúry, zmenové požiadavky, spôsob spracovania projektovej dokumentácie, schvaľovanie subdodávok, finančný plán projektu a ďalšie.

Praktické využitie plánu projektu: Plán projektu ako formalizované vyjadrenie vyššie uvedeného je dôležitý pre komunikáciu medzi zadávateľom a realizátormi projektu a ich vzájomnú zhodu na 4 základných otázkach a prípadne aj ďalších formálnych náležitostiach. Fakticky môže byť plán projektu jeden dokument alebo sa môže skladať z rôznych čiastkových dokumentov (napríklad harmonogram môže byť separátne vytvorený formou Ganttovho diagramu). Rozsah a formálnosť projektu sa v praxi odvíja od predmetu a zložitosti projektu samotného, ​​či sa odohráva iba za účasti vlastných zamestnancov, alebo či je v projekte nutný externý dodávateľ (formou outsourcingu), akým spôsobom je projekt financovaný a podobne. Kľúčové je odsúhlasenie a súlad oboch zúčastnených na tom, prečo projekt existuje, čo je jeho cieľom, kto sa na projekte podieľa a kedy má byť projekt hotový.