Personálny audit

Personálny audit je pojem používaný pre jednorazovú analýzu ľudských zdrojov v organizácii. Personálny audit môže mať rôzne ciele a prínosy podľa aktuálnych potrieb manažmentu organizácie. Jedná sa o druh auditu, jeho predmetom je teda objektívne a nezávislé preskúmanie a zhodnotenie stavu a návrh riešenia na zvýšenie efektívnosti jednotlivcov, organizačných jednotiek i celé organizácie. Je to jeden z nástrojov na zvýšenie efektívnosti a výkonnosti organizácie, ktorý využíva mäkké aj tvrdé techniky (napríklad Assessment centrá, mystery metódy, individuálne rozhovory) na zistenie potrebných informácií. Cieľom komplexného personálneho auditu je odpoveď na základné tri otázky:

• Koľko pracovníkov je potrebné mať v organizácii, aby zvládli súčasný objem práce?
• Kto z pracovníkov sa najlepšie hodí pre danú pracovnej pozícii?
• Ako je nastavený systém riadenia ľudí v organizácii?

Využitie personálneho auditu v praxi: Zvyčajne sa používa v situáciách, kedy je potrebné zhodnotiť stav ľudí a zlepšiť fungovanie organizácie. Často je však personálny audit zneužívaný manažmentom organizácie k redukcii počtu pracovníkov. Najčastejšie dôvody realizácie personálneho auditu sú nasledovné:

• Zvýšenie výkonnosti organizácie ako celku a optimalizácia ľudských zdrojov
• Optimalizácia nákladov a redukcia počtu pracovníkov
• Zlepšenie systému riadenia ľudských zdrojov v organizácii vrátane motivačného systému
• Vytvorenie podkladov pre individuálny rozvoj a kariérny plány pracovníkov
• Posilnenie systémového využívanie motivačných nástrojov v spoločnosti.

Personálny audit je zameraný najmä na:

• Personálne procesy
• Vyhodnotenie aktuálneho stavu ľudských zdrojov v organizácii
• Úroveň kvality pracovníkov (kompetencie, spôsobilosti, kvalifikácia)
• Správnosť nastavenia rozsahu právomocí a zodpovednosťou pracovníkov
• Efektivitu využitia ľudských zdrojov
• Primeranosť množstva ľudských zdrojov (nedostatočnosť alebo nadbytok) - stanovenie optimálnych personálnych kapacít

Typické výstupy z personálneho auditu sú:

• Optimalizované a aktualizované popisy pracovných miest vrátane novej špecifikácie pracovných náplní
• Mapa procesov a činností v organizácii - Mapa kompetencií pracovníkov a organizačných jednotiek
• Identifikácia kvalifikačných deficitov
• Kompetenčný model
• Audit výkonnosti pracovníkov
• Prehľad o vyťaženosti vybraných častí organizácie
• Posúdenie úrovne zrelosti riadenie
• Návrh na redukciu nadbytočných a naopak návrh na vytvorenie nových pracovných miest tam, kde sú podľa auditu potrebná
• Identifikácia slabých miest (popísanie a upozornenia na nedostatky v procesoch, využívaní potenciálu ľudí, využívanie ľudí s nesprávnymi zručnosťami, vlastnosťami a znalosťami, nedostatočnej komunikácie a pod)
• Odporúčania a návrhy opatrení na zlepšenie (záverečná správa obsahuje okrem popisu a konštatovania stavu aj návrhy na zlepšenie)
• Implementácia - podpora v implementácii (obsahuje návrh spôsobu zapojenia pracovníkov do zmien, pomoc pri vedení rozhovorov s pracovníkmi a pod)
• A ďalšie

Personálny audit môže byť zameraný na celú organizáciu alebo len na vybranú časť organizácie (vybrané organizačné jednotky). Pre zacielenie ľudí či častí organizácie zahrnutých do auditu sa používa mapa procesov. Personálny audit spravidla uskutočňuje skupina expertov alebo externá firma, ktorá v súlade s definíciou pojmu audit používa nejaký referenčný model alebo skúsenosť, voči ktorej porovnáva skutočnosť. V rámci auditu sa používa niektorá z metód analýzy procesov.