Informačný systém podniku (Enterprise information system)

Informačný systém podniku (anglicky Enterprise Information System), niekedy tiež podnikový informačný systém niekedy len skrátene informačný systém, občas sa používajú skratky IS, IS / ICT, EIS.

Tvorí ho dokopy technické prostriedky, ktorým hovoríme informačné technológie (hardware a softvér) a ktoré zabezpečujú požadovanú funkčnosť pre zber, prenos, uchovanie a spracovanie dát. Jeho súčasťou sú aj ľudia (užívatelia), ktorí informácie z neho používajú.

Informačný systém podniku teda nemožno kúpiť alebo predať, vždy nejaký v organizácii existuje preto, že nie je možné od organizácie nijako odtrhnúť. Kde je zdieľanie a výmena informácií, tam je aj informačný systém. Navyše, jeho neoddeliteľnou súčasťou sú ľudia, pretože sú nositeľmi podstatnej časti informácií. Softvér pre neho nie je vôbec nevyhnutný - informačný systém môžu “technologicky” tvoriť len papiere, šanóny alebo napríklad len poznámky načmáranú na stene. To je samozrejme extrémny príklad.

Prečo organizácie informačný systém potrebujú? Informácia je to, o čo tu ide.

Každá organizácia potrebuje k svojmu fungovaniu informácie. K tomu aby mohla prijímať objednávky od svojich zákazníkov, k tomu aby mohla vyplácať mzdy alebo platy svojim ľuďom. K tomu aby mohla vôbec fungovať. O tom o všetkom vedie informácie. A informácie potrebuje zdieľať, komunikovať a uchovávať. Aby sme s nimi zaobchádzali čo najlepšie a mali k dispozícii tie správne informácie v správny čas a na správnom mieste, potrebujeme zodpovedajúce technológie (nie vždy si vystačíme s poznámkami načmáranými na stene) a to všetko musíme zladiť dohromady. To všetko dohromady nazývame ako podnikový informačný systém. ** Základný účel ** informačného systému podniku je teda uchovanie a poskytovanie informácií (respektíve dát) jeho užívateľom. Presnejšie povedané, je to:

• Zber dát
• Uchovanie dát
• Prenos dát
• Spracovanie dát
• Poskytovanie dát a informácií

Kvalita dát a informácií vo vnútri je úplne podstatná a dáva (alebo nedáva) zmysel existencii ktorejkoľvek časti systému. Pre predstavu, ako jednoduchý príklad informačného systému, si vezmime sústavu orientačných tabulí v nemocnici, ktoré slúžia na orientáciu návštevníkov. Ak budú informácie na tabuliach mylné, napríklad keď bude šípka smerovať opačným smerom, tak budú jeho užívatelia - návštevníci nemocnice blúdiť. Nekvalitné alebo zlá informácia (alebo dokonca dezinformácia - ako je zámerne otočená cedule opačným smerom) vedie k tomu, že návštevníci nevie, čo majú robiť, alebo to robia zle. Rovnaká situácia je aj s podnikovým informačným systémom. Kvalita informácií v ňom obsiahnutá a jeho užívateľom poskytovaná, je úplne kľúčová. Dáta vstupujú do informačného systému ručným zadávaním jeho užívateľov alebo môžu byť zbierané automaticky z rôznych senzorov či iných vstupných zariadení. Informačné technológie zaistí ďalšie spracovanie takýchto dát. Ľudia použijú spracované dáta ako informácie použijú pri rôznych prevádzkových aj rozvojových procesoch. Len pre úplnosť - Informácie vznikajú interpretáciou dát konkrétnymi ľudí alebo pomocou expertných systémov. Keď poviem, že je vonku 95 ° F, musím vedieť, že to znamená horúco (a ľudia z konkinentální Európy budú oveľa lepšie rozuměnt tomu, čo znamená 35 ° C). Ak teda nemám znalosť, čo znamená 95 ° F tak neviem, či očakávať horúco alebo zimu. Potom to pre mňa nie je informácia ale len číslo 95, dato.

Čo tvorí informačný systém?

V bežnom hovoru, keď sa povie informačný systém podniku, tak sa tým myslí zúžene len technické prostriedky a väčšinou ešte užšie len ako podnikové aplikácie. Informačný systém podniku ale nie je len softvér ani informačné technológie, ale tvorí ho všetky zložky dohromady. Je to súbor všetkých jeho zložiek - informačných technológií, ľudí i dát. Každá z nich je pre informačný systém dôležitá a bez nej by sme o informačnom systéme ako celku hovoriť nemohli (alebo si dokážete predstaviť softvér bez dát či užívateľov?)

• Informačné technológie - software spoločne s hardware zabezpečuje požadovanú funkčnosť a zabezpečuje prenos, udržiavanie, spracovanie a poskytovanie dát.
• Dáta sú obsahom, pomyselnú krvou informačného systému. Sú uchovávané s cieľom ich najvyššej možnej kvality (pozri Kvalita dát).
• Ľudia (používatelia informačného systému) interpretujú dáta a používajú informácie na riadenie, a sú samozrejme sami nositeľmi mnohých informácií
• Procesy a metódy zberu, uchovanie a spracovanie dát majú vplyv na celkovú jeho kvalitu

Na čo sú dobré informačné technológie?

Medzi informačné technológie môžeme zaradiť už aj spomínanú stenu, na ktorú si môžeme písať poznámky, ale taktiež klasické médiá, ako sú papier a šanóny a všetko ostatné, čo nám pomáha uchovávať a zdieľať informácie. Moderné informačné technológie v podobe software a hardwaremají zásadný vplyv na dostupnosť, spôsob užívania a zaobchádzanie s dátami a informáciami. Teda vôbec na celkový spôsob práce, ako s informáciami pracujeme. Napríklad vďaka rozšírením mobilných zariadení (ako vstupných a zobrazovacích prvkov infomačního systému) sa stalo zobrazovanie informácií a celková práca s nimi oveľa prístupnejšie. Ako hovorí klasik “počítač sa stáva naozaj osobné”. Podobne je to so software, ktorý umožňuje uchovanie a spracovanie obrovského množstva dát, ktoré kedysi v takom rozsahu nebolo vôbec možné. A to nemám na mysli naozaj pokročilé technológie, ako je umelá inteligencia či expertné systémy, ale stačí aj úplne bežné aplikácie pre spracovanie veľkých dát. Technológie sú teda tým, čo nám buď spôsobuje obmedzenie pri nakladaní s informáciami a dátami (napríklad šanón máme fyzicky len jeden v jednej konkrétnej skrini) alebo naopak pomáha využívať svoje dáta odkiaľkoľvek (pomocou webovej aplikácie na svojom tablete si prečítam maily alebo vybavím tickety kedykoľvek mám dostupný internet). Technológia ale nie sú cieľom informačného systému, sú iba jeho prostriedkom - nástrojom. Napriek tomu ale veľmi dôležitým, pretože nám pomáhajú riešiť určité okruhy problémov, procesov (napríklad vybavenie objednávky, zaúčtovanie účtovné položky, nástup nového pracovníka, stráženie termínu projektu a podobne). Preto sa táto - najviditeľnejšie časť informačného systému často členia na oblasti podľa svojej funkčnosti.

Aké informácie podnikový informačný systém obsahuje?

Všeobecne ide o všetky informácie a dáta, ktoré sú potrebné na prevádzku a fungovanie firiem. To sa prirodzene líši v jednotlivých sektoroch trhu, iné informácie potrebuje veľká výrobná firma a iné malá právnu kanceláriu. Pokiaľ však zoberieme, v zásade potrebuje väčšina firiem nejako pokryť nasledujúce oblasti, svoje procesy:

• Riadenie ľudských zdrojov - informácie o ľuďoch, ich mzdách
• Riadenie financií a ekonomika organizácie - účtovné a ďalšie finančné informácie
• Správa majetku - informácie o majetku, jeho stavu údržbe a podobne
• Logistika a doprava - informácie o pohyboch tovarov, dodacích lehotách a podobne
• Predaj - informácie o tom, čo predávame - o výrobkoch a službách, o našich zákazníkoch a ďalších súvislostiach
• Riadenie výroby a poskytovania služieb - informácie o stave našich výrobkov, výrobných potrebách, výrobné plány a podobne
• Riadenie kvality a procesov - informácie o možnostiach zlepšovania a skutočnom stave
• Riadenie projektov - informácie o projektoch, ich stavu či o ich zákazníkoch
• Riadenie rizík - informácie o možných hrozbách, ktoré keď neeliminuje, bude nás to stáť peniaze
• Strategické riadenie - strategické plány, ich vývoj a stav
• Riadenie bezpečnosti - informácie o prístupových právach, kto kam môže a kto kam nesmie
• Informatika a riadenie IT - informácie o tom aké máme aplikácie, aký máme hardvér a ako to riadime
• Riadenie vedomostí a kontinuita organizácie - rôzne neštruktúrované informácie dôležité pre firmu
• A ďalšie

Aké sú základné funkcie informačného systému podniku?

Informačné technológie zaručujú odlišné funkčnosť. Od základov, kedy “iba” drží informácie až po zložité expertné systémy, ktoré pomáhajú plánovať. Softvér teda môže zabezpečovať rôznu funkčnosť, ktorá sa líši organizáciu od organizácie, podnik od podniku. Základné funkcie každého informačného systému sú zhruba nižšie uvedené:

• Evidencia a uchovanie informácií (kmeňové dáta, dokumenty a podobne)
• Spracovanie a uchovanie transakčných informácií (stavy zásob, objednávky, zákazky a ďalšie typy dát o transakciách)
• Komunikácia a výmena informácií (e-maily, instant messaging a podobne)
• Poskytovanie informácií pre riadenie a rozhodovanie
• Plánovanie
• Simulácia umožňuje predpovedanie a simulácie rôznych situácií

Aké je základné členenie podnikových aplikácií?

Už teda vieme, že informačný systém podniku nie je len jeden softvér či jedna aplikácia. V jeho softvérovej časti ho naopak obvykle tvorí celý rad podnikových aplikácií. Dnes už takmer neexistuje firma be emailu. K tomu firmy musia plniť legislatívne povinnosti - viesť účtovné, personálne a mzdovú evidenciu. Musia byť schopné svojim zákazníkom vystaviť faktúry, mali by mať prehľad o svojich zdrojoch a mnoho ďalšieho. Najčastejšie sa podnikové aplikácie delia do týchto základných kategórií (ak chcete vedieť viac, pozrite sa na členenie podnikových aplikácií)

• Ekonomické a účtovné systémy
• Softvér pre správu ľudských zdrojov - HRM
• Systémy správy podnikových zdrojov - ERP
• Systémy pre riadenie výroby - APS
• Systémy pre riadenie vzťahov so zákazníkmi - CRM
• Systémy správy obsahu - ECM

Nikde neexistuje kategorizácia podnikových aplikácií a softvér, pretože táto oblasť je veľmi dynamická a prakticky každý deň vznikajú nové druhy softvér. Tiež platí, že žiadna firma, žiadna organizácia nemá je len jeden z nich (napríklad veľký ERP systém). Malé firmy a nováčikmi si spravidla vystačí s jednoduchým účtovným software či personálnym softvér. Čím väčšia firma je, tým viac jej procesov musí informačný systém pokrývať. Čím je teda väčšia, tým má viac jednotlivých aplikácií a tým drahšie býva je udržať alebo dokonca integrovať dohromady - býva celý podnikový informačný systém zložitejší.

Ak vám niečo chýba alebo s niečím nesúhlasíte, zapojte sa do diskusie pod článok.