Evidencia zamestnancov

Evidencia zamestnancov (anglicky Employee Database, Employment records) sú všetky informácie vedené o zamestnancoch organizácie.

Ako vyzerá evidencie zamestnancov v praxi

Evidencie zamestnancov je základom personálne administratívy a teda aj personálneho systému v organizácii. Nie je teda určená len personalistom, ale predovšetkým je kľúčovým zdrojom pre riadenie a plánovanie ľudí v organizácii. Každý zamestnávateľ (firma, organizácia) potrebuje viesť o svojich ľuďoch informácie, ktoré pomáhajú naplniť požiadavky legislatívy a zároveň pomáhajú riadiť pracovnú silu. Základná sada informácií o zamestnancoch býva stanovená zákony príslušného štátu - to je často ovplyvnená odborom, v ktorom sa zamestnávateľ pohybuje (napr. Rizikové pracoviská vyžadujú väčšiu sadu informácií o zamestnancoch).

Základným prvkom je osobný spis zamestnanca, ktorý obsahuje základné, kontaktné údaje a osobné údaje, informácie k osobnému rozvoju zamestnancov, pracovné zmluvy a ďalšie prevádzkové informácie pre potrebu organizácie.

Evidencie zamestnancov nech už je technicky riešená akokoľvek, je jednou z kľúčových prevádzkových evidencií pretože musí obsahovať kľúčové informácie vztiahnuté k zamestnancom a ich súvislostiach v organizácii. Je typicky naviazaná na mzdový softvér, ktorému poskytuje podklady pre výpočet miezd (výkazy práce, dochádzka, dovolenka atď.) Je tiež silne zviazaná s celkovým systémom riadenia a správy zdrojov (ERP), pretože na zamestnancov je naviazané veľké množstvo ďalších zdrojov a firemných aktív (majetok, projekty, pracovné pomôcky, vybavenie, riziká, procesy, oprávnenia, právomoci, zodpovednosti a najmä ďalší ľudia v organizácii). Vo väčších organizáciách je nevyhnutnosť previazanie evidencie zamestnancov na organizačnú štruktúru, teda umiestnenie konkrétnych ľudí na konkrétne pracovné pozície.