ECM (Enterprise Content Management)

ECM (Enterprise Content Management), správa obsahu organizácie zahŕňa procesy, činnosti, metódy a technológie pre získavanie, ukladanie, správu, uchovanie a distribúciu obsahu, to znamená všetkých papierových dokumentov, ale predovšetkým digitálneho obsahu - štruktúrovaného aj neštruktúrovaného, ​​ako sú dáta, dokumenty, tabuľky, prezentácie, videá, emaily, obrázky či zvukové záznamy. Cieľom ECM je doručenie správneho obsahu do správnych procesov aby mohlo byť dosahované strategických cieľov organizácie.

K čomu je ECM v praxi?

V dnešnej dobe sa správa obsahu prakticky nezaobíde bez informačných technológií aj keď nakladanie s papierovými dokumentmi ešte stále tvorí významnú časť obsahu, ani nakladanie s nimi sa nezaobíde bez technológií hoci by sa malo jednať o jednoduchý šanón. Rovnako dôležité ako ECM technológie sú dobre nastavené ECM procesy, stratégie a pravidlá pre nakladanie s obsahom v organizácii.

Správa obsahu musí vyriešiť celý životný cyklus obsahu od jeho vzniku až po uložení, stiahnutie alebo zánik.

• Získavanie obsahu zahŕňa vytváranie alebo digitalizáciu obsahu
• Správa obsahu zaisťuje správnu organizáciu obsahu v čase jeho života
• Distribúcia obsahu musí zabezpečiť využívanie správneho obsahu v správnych procesoch
• Ukladanie a uchovanie obsahu musí zaistiť dlhodobé a bezpečné uchovanie obsahu

Obsah je väčšinou v organizáciách v mnohých rôznych aplikáciách, či úložiskách. Udáva sa, že priemerná organizácia má medzi 50-80% nestrukturovan0ho obsahu. ECM technológie umožňujú efektívne spravovať obsah v priebehu celého jeho životného cyklu a bez ohľadu na to, kde sa obsah nachádza.

Nesprávne nakladanie s obsahom vedie k nákladom spojeným s používaním nesprávneho obsahu, či dokonca zlého, dohľadávanie obsahu a je jednou z častých príčin neefektívnosti, zvýšených rizík a zníženej miery bezpečnosti.