Workflow

Workflow je posloupnost kroků během které se posouvají data nebo dokumenty od jednoho člověka k druhému. Je to tok aktivit nebo dokumentů libovolného firemního procesu. Zjednoduše lze říci, že workflow je vlastně firemní proces. Workflow se může odehrávat buď v podobně předávání papírových dokumentů nebo toku dogotálních dokumentů - pak je podpořeno stejnojmennou aplikací nebo software (Workflow software, DMS).

Workflow je důležité zejména při schvalování různých požadavků - je při něm tedy důležité znát konkrétního člověka, který o tom konkrétním požadavku rozhoduje. K tomu je třeba mít stanovené kompetence a mít určeného rozhodovatele nebo schvalovatele. Vzhledem k tomu jsou workflow procesy typicky takové procesy, které se opakují a jejich průběh je jasně daný - je jasné jaké má kroky, co skrz proces protéká, kde jsou rozhodovací místa a kdo v těchto místech rozhoduje (nebo schvaluje). Z toho důvodu jsou musí být tyto procesy jasně popsané pomocí směrnic nebo pracovních postupů, aby nemohlo dojít k pochybení.

Někdo používá tento pojem používán výhradně pro označení software, který zajišťuje oběh dokumentů a automatizaci těchto procesů, ale faktem je, že workflow prostě může existovat i bez software.

Jak funguje workflow v praxi?

Workflow procesy jsou jasně dané a jde například o schvalování faktur, schvalování smluv, objednávek, dovolených, zaměstnanců, jejich pracovních náplní, nových produktů a podobně. Workflow má definovaná pravidla, která umožňují předávat dokument nebo data mezi pracovníky k dalšímu zpracování nebo ke schválení.

Schválení je důležitý krok, který může znamenat právní úkon (například schválení smlouvy) nebo zasahuje do výdajů firmy (schválení faktury) a je proto důležité, aby oprávnění něco schválit bylo někde popsáno. Musí vyplývat z pracovního zařazení v organizační struktuře a z rozsahu pravomocí a odpovědností schvalovatele. Proto musí být jakékoliv workflow nastaveno v souladu s organizační strukturou.

Jak lze workflow automatizovat?

Pro automatizaci procesů a workflow firmy využívají různý workflow software, který pomáhá popsat, definovat a udržovat pravidla procesů a dokumentů a pomáhá uchovávat nebo posouvat dokumenty napříč celým procesem (organizační strukturou) a vynutit jeho správný tok. Workflow software potřebuje mít v sobě správně nastavený workflow model, tedy procesy, dokumenty, účastníky procesů, jejich identitu, oprávnění (odpovědnosti, pravomoci) a jejich zástupnosti v případě nepřítomnosti. Vstupem pro takový workflow model je kompetenční model organizace, organizační struktura a vnitřní předpisy a popisy procesů. Často firmy musí udělat analýzu procesů, aby mohl být workflow model správně stanoven.

Uživatelé ve workflow systému vidí seznam úkolů, které mají provést (například seznam objednávek nebo faktur ke schválení). Po schválení je dokument buď automaticky podle předem nastavených pravidel přeposlán k dalšímu zpracování dalšímu uživateli nebo první uživatel sám ručně rozhodne o dalším kroku.
Nějaké workflow má tedy každý dokument, který prochází nějakými stavy a tyto stavy jsou schvalovány nebo zpracovávány více lidmi.