Vnitrofiremní komunikace (Company's Internal Communications)

Vnitrofiremní komunikace (anglicky Company’s Internal Communications nebo Intra-company communication) zahrnuje veškerou firemní komunikaci, která se odehrává mezi managementem firmy a jejími pracovníky nebo mezi jednotlivými pracovníky navzájem. Jejím cílem je plynulé předávání pracovních nebo zaměstnaneckých informací, zlepšování pracovního prostředí a plynulosti procesů.

• Komunikace od managementu k zaměstnancům (vertikální komunikace) a zpět je důležitá pro přenos všech provozních, řídicích i strategických informací
• Komunikace mezi členy managementu (horizontální komunikace)
• Komunikace mezi pracovníky (horizontální)

Vnitrofiremní komunikace je pro každou firmu jedním ze základů jejího úspěchu či neúspěchu. Tvoří komunikační síť, která umožňuje samotnou existenci organizace. To, jakým způsobem jsou ve firmě předávány informace často zásadním způsobem rozhoduje o tom, jak je firma schopna reagovat na podněty svých zákazníků nebo další podněty s okolí. Celá vnitrofiremní komunikace a její efektivnost souvisí s celkovou firemní kulturou. Bez efektivní firemní komunikační kultury se úspěšná firma neobejde. Ta ovlivňuje to, jakým způsobem management informuje pracovníky, jakým způsobem se ve firmě předávají úkoly a další pracovní instrukce, jakým způsobem komunikují pracovníci mezi sebou nebo jakým způsobem probíhá zpětná vazba od pracovníků směrem k managementu. Vnitrofiremní komunikace je v naprosté většině mezilidská - ať už probíhá na osobní rovině tváří v tvář nebo pomocí nějaké technologie hlasem nebo písemně (telefonicky, mailem, intranetem, rozhlasem, pomocí zápisů a podobně).

Pro efektivní komunikaci uvnitř firmy se využívají psychologické postupy a komunikační dovednosti patří mezi ty dovednosti, které by měly být u manažerů rozvíjeny a trénovány.

Co je předmětem vnitrofiremní komunikace?

Vnitrofiremní komunikace musí především umožnit hladký průběh všech firemních procesů a celkové fungování firmy. Jejím předmětem je tedy zejména informovanost každého z pracovníků o tom jak má vykonávat svoji práci a jak má spolupracovat s dalšími pracovníky.

• Informovanost pracovníků o pracovních postupech, procesech (da další řídicí dokumentace)
• Informovanost pracovníků o firemních cílech, úkolech, záměrech a celkové strategii a směřování firmy nebo její určité části (viz specifické cíle)
• Předávání pracovních pokynů, příkazů, úkolů a jejich zpětná kontrola
• Pracovní porady, organizační a koordinační informace
• Provozní informace o stavu zákaznických požadavků
• Provozní informace k podpůrným firemním procesům

Komunikace uvnitř firmy by měla být efektivní nejen ve své formě ale i ve svém obsahu - v záplavě dat a informací je nutné pro komunikaci vybírat ty podstatné a komunikovat je přesně a srozumitelně.

Jakým způsobem vnitrofiremní komunikace probíhá?

Velká část formální vnitrofiremní dokumentace je předávána formálními prostředky, často písemně (například informace o pracovních postupech, úkolech, pokynech a podobně. Taková formální komunikace je většinou jednosměrná, písemnou formou. Je standardizovaná a to zejména z důvodů, aby nemohlo dojít k nedorozumění, různým výkladům a podobně (například zakázka zadávaná do výroby musí mít své jasné, a nezpochybnitelné zadání). Protože lidé nejsou stroje, tak taková formální komunikace je doplněna neformální mezilidskou komunikací (osobní nebo pomocí hlasového přenosu)

Nejčastější formy, kanály či média vnitrofiremní komunikace jsou:

• Osobní komunikace z očí do očí (Face-to-face)
• Osobní hlasová komunikace (pomocí telefonu, vysílačky, videokonference a podobně)
• Písemná pasivní komunikace (nástěnky, klasický intranet, vývěsní cedule)
• Písemná interaktivní komunikace (e-mail, chatovací programy, ticketingové aplikace a podobně)