Vedení firemní evidence

Vedení firemní evidence (anglicky Business Records Keeping) je souhrnný pojem pro ukládání a uchování účetních a daňových záznamů, vedení informací o zaměstnancích, zákaznících, produktech, majetku, zakázkách a dalších součástí organizace. Vedení firemních evidencí je jednou ze základních činností, kterou musí každá organizace nebo podnikatel provádět. V opačném případě nemá přehled.

Co znamená vedení firemních evidencí v praxi?

Některé firemní evidence, jako třeba daňová evidence a účetnictví jsou povinné ze zákona, další firemní evidence povinné nejsou, ale slouží jako důkazy nebo umožňují fungování procesů nebo řízení firmy. Dobře vedené informace jsou zcela nezbytné pro provoz fungování firmy, protože pomáhají chránit vaše podnikání, zvyšovat vaši konkurenční výhodu a zisk. Důležitost dobrých firemních evidencí se zvyšuje s velikostí firmy.

Jaké firemní evidence vede typická firma?

Seznam toho, co firma ke svému fungování potřebuje vést se pochopitelně liší - firmy a organizace z různých oborů mají různé potřeby a tedy i různé evidence. Pro většinu firem ale budou společné tyto:

• Obchodní evidence (záznamy o požadavcích zákazníků, fakturách a dalších daňových dokladech, obchodních smlouvách, o zákaznících, jejich historii a další)
• Evidence lidí, zaměstnanců, kontaktů a uchazečů o práci (vedení informací o člověku, zaměstnanecké smlouvě, benefitech, osobním rozvoji, vzdělávání, popis pracovní náplně, odpovědnosti a pravomoci lidí a další souvislosti člověka k firmě či majetku)
• Evidence zákazníků a potenciálních zákazníků obsahuje informace o zákaznících, a aktivitách s nimi
• Evidence majetku (evidence movitého i nemovitého majetku, kdo je za co odpovědný, evidence stavu majetku)
• Evidence zakázek nebo projektů
• Skladová evidence (evidence zboží a materiálu, stavu skladový zásob)
• Rizicích a bezpečnosti (bezpečnost práce a pracovišti, bezpečnostní incidenty)

Jakým způsobem firmy své evidence vedou?

Jeden podnikatel může držet řadu informací pouze v hlavě. Pokud ale má něčeho více - například materiál na skladě nebo je ve firmě zapojeno více lidí, musí informace někam ukládat. Můžete si vystačit s papírovou podobou - mít to někde zapsané v sešitu nebo v šanonu nebo elektronicky - od excelu až po nějaký pokročilý podnikový software. Větší firmy se bez firemní aplikace pro vedení evidencí a spolupráce lidí neobejdou. Ty dokáží zjednodušit vytváření, uchovávání, sdílení a ochranu informací a umožní fungovat efektivně (pokud jsou správně vybrané a správně používané).

Neexistuje jediná kategorie podnikového software pro vedení firemních evidencí - ten se nazývá různě (podle toho co dělá a které evidence obsahuje), jde například o ERP systém, CRM systém, účetnictví, backoffice systém, zakázkový systém, systém pro evidenci majetku a další.