Timesheet

Timesheet je záznam času stráveného pracovníkem na jednotlivých pracovních úkolech, činnostech, zakázkách, projektech a podobně. Jeho účelem je vytvořit přehled o tom, kolik času pracovník stráví na jednotlivých svých úkolech ale také mít informaci z druhé strany kolik strávili všichni pracovníci na určitém úkolu, zakázce či projektu. Jinými slovy je to výkaz práce pracovníka, který je rozdělený podle jednotlivých jeho aktivit.

K čemu je timesheet dobrý?

Firma tak díky timesheetu může efektivněji řídit čas pracovníků. Je to jeden z nástrojů uplatnění řízení nákladů na základě aktivit ve firmě. Záznamy stráveného času mohou sloužit jak pro vnitřní fungování (např. čas strávený nějakou provozní činností, například vzděláváním), tak pro účtování času zákazníkům, pokud se čas vztahuje k realizaci nějaké zakázky, projektu a podobně. Je to pak výkaz práce, který firma přeloží svému zákazníkovi. Záznam strávené doby formou timesheetu neslouží jen manažerům, ale i samotný pracovník získává zpětnou vazbu tím, že ví kolik času na čem strávil nebo kolik času strávil prací pro konkrétního klienta.

Z hlediska timesheetu bývá podstatný celkový strávený čas, méně podstatná je informace o přesném čase odkdy - dokdy se tak stalo (na rozdíl třeba od evidence docházky).

Podklady z timesheetu tedy slouží zejména pro řízení práce strávené na úkolech a činnostech. Slouží jako podklady pro kapacitní plánování. (viz Resource plan). Mohou sloužit jako výkazy práce - tedy jsou základem pro výpočet mzdy pracovníka a také jako základ pro účtování práce jednotlivým zákazníkům. Stejně tak důležitou

Jak vypadá timesheet a jakou může mít formu?

Timesheet je tabulka nebo sada tabulek pro jednotlivé týdny či měsíce, kde na jedné straně jsou aktivity a na druhé straně jsou časové úseky, typicky dny nebo hodiny. Můžete se s ním setkat v podobě papírového dokumentu, excelové tabulky nebo nějaké aplikace. Rozšířené a efektivní je timesheet postavený jako webová nebo mobilní aplikace dostupná odkudkoliv.

Každá aktivita má nějaké svoje označení, kód, které pracovník vyplní - k němu následně vyplní, kolik času daný den nad tímto úkolem strávil. Timesheet může také sám vypočítat dobu strávenou nad daným úkolem, pokud pracovník zadá čas od - do.

Jednotlivé aktivity mají své manažery a ti schvalují nebo kontrolují čas na nich strávený. Proto součástí aplikací bývá také schvalovací workflow mezi pracovníkem, který timesheet vyplňuje a jednotlivými schvalovateli.

Timesheet by se měl ideálně vyplňovat průběžně nebo na denní bázi (na konci pracovního dne).