Software pro evidenci smluv (anglicky Contract Management Software) je podnikový software, který slouží pro vedení evidence smluv, jejich souvislostí, vyhledávání smluv a hlídání termínů a dalších povinností ze smluv vyplývajících. Pomáhá řídit, ukládat a vyhledávat různé typy smluv, jako jsou smlouvy se zákazníky, smlouvy s dodavateli, ale také například pracovní smlouvy. Bývá často spojen s dalšími podnikovými aplikacemi, protože potřebuje využívat evidenci firem a kontaktních osob. Usnadňuje vyhledávání smluv podle různých kritérií, dodatků smluv, hlídání termínů a podobně.
Software může sloužit pro celý životní cyklus smlouvy, tedy včetně přípravy smlouvy, jednání s protistranou až po podpis smlouvy, ale zejména pro evidenci, vyhledávání, vedení všech souvislostí smluv na odpovědné pracovníky či na zakázky. Jedna z nejpodstatnějších vlastností je hlídání důležitých termínů a či jiných povinností, které vyplývají ze smluv. Někde je součástí takového software také scanování smluv z listinné podoby do jejich plně elektronické verze (scanování smluv a jejich převod na text).
Základní funkce a vlastnosti software pro evidenci smluv
- Evidence smluv a jejich základních údajů
- Vzory smluv (Contract templates)
- Hlídání termínů a upomínání, hlídání termínů a upomínání
- Evidence souvislostí smluv
- Evidence souvislostí smluv
- Full textové vyhledávání
- Digitální podpis
- Schvalovací workflow
- Scanování smluv a převod do digitální podoby
- Vyhledávání smluv podle různých kritérií
- Hlídání záručních termínů
- Ukládání souvisejících dokumentů
- Platební kalendář
- Evidence návazností smluv
- Kontrola shody (Compliance Management)
- Společná práce nad smlouvou (Contract Drafting)
- Verzování smluv
- Ukládání příloh (Document Management)
Související podnikový software
- Mzdový software
- Personální software, pro řízení lidských zdrojů (HR Software)
- CRM
- ERP Software
- Workflow software
