ManagementMania AppMania EduMania JobMania BusinessPages


  Citovat
Co je Směrnice a postupy (Procedures)
Směrnice je písemně sepsaný soubor postupů a pravidel, které ve firmě nebo organizaci pomáhá sjednotit postupy, nastavit pravidla a usměrnit chování lidí v procesech.

Směrnice (anglicky Procedure) je písemně sepsaný soubor postupů a pravidel, které ve firmě nebo organizaci pomáhá sjednotit postupy, nastavit pravidla a usměrnit chování lidí v procesech. Používají se pro popis toho co, jak a kdo může nebo nesmí vykonávat. Příkladem takové vnitropodnikové směrnice jsou například

  • Směrnice o účtování majetku
  • Směrnice k čerpání dovolené
  • Směrnice pro pracovní cesty a cestovní náhrady
  • Směrnice o zabezpečení vstupů do budovy
  • Směrnice o zálohování a archivaci dat
  • Poplachová směrnice a mnoho dalších

Jak směrnice vypadá?

Protože se jedná o vnitřní dokument firmy, přesný rozsah ani forma není nijak předepsána. Může to být krátký popis o několika větách nebo odrážkách, stejně tak jako mnoha-set stránkový dokument.

Proč je dobré mít ve firmě směrnice?

Není to jen byrokratický papír, jak na první pohled může vypadat. Živnostník nebo malá firma nemá tolik důvodů jak větší firmy, ale i v případě živnostníka se důvody najdou. A dobrých důvodů je hned několik. Jednak směrnice pomáhají sjednotit (standardizovat) pracovní postupy a neponechávat nic jen na náhodě, náladě nebo zkušenosti lidí. Provozní směrnice obsahují návody pro chování pracovníků v různých provozních i mimořádných situacích. Popisují také vztahy podřízenosti a nadřízenosti a vymezují osobní odpovědnost jednotlivých pracovníků za přesně specifikované procesy nebo jiné provozní činnosti. Když pracovníci postupují podle směrnice, je menší pravděpodobnost, že zanedbají nějakou svoji povinnost nebo péči - například díky směrnici o zálohování dat probíhá zálohování pravidelně a jednotně. Navíc firma není závislá na zvycích konkrétního pracovníka a v případě jeho výměny nebo odchodu je daná aktivita nebo proces vykonávána stejně nebo podobně. Na příkladu zálohování dat se tedy nemůže stát, že nový pracovník neví, že má zálohovat, protože ten předním to dělal pouze z dobrého zvyku. Pokud existuje směrnice, postup a povinnosti jsou tím dané.

Dalším důvodem je tedy menší závislost na odchodech lidí společně se znalostí - směrnice jsou součástí udržení znalostí, dobrých postupů a celkové kontinuity procesů. Rovněž slouží ke zlepšení komunikace a spolupráce ve firmě, protože snižují nedorozumění mezi lidmi. Na příkladu směrnice o čerpání dovolené: postup je jasně daný a snižuje se pravděpodobnost, že se někdo bude pravidelně ptát, jak to má vlastně dělat (výjimky se ale vždy najdou) . Neméně důležitý je pro organizaci důvod ochranný (z principu “krej si svoje záda”). Jinými slovy organizace se kryje nebo dokonce vyviňuje ze situací, kdy dojde k protizákonnému jednání nebo pochybení člověka v organizaci. Pokud jednal proti směrnici, tak má firma mnohem lepší výchozí situaci pro jednání s úřady neboť se jednalo o selhání jednotlivce a nikoliv o systémové procesní selhání firmy.

Vytvořit kvalitní a praktické směrnice nebo pracovní postupy je velmi pracné, ale praxi a zkušenosti ukazují, že se tato práce vyplatí, protože se tím dá velmi usnadnit a zefektivnit celá provozní činnost. Vzniká méně informačních šumů a obecně se snižuje chybovost.

Jaké jsou základní principy pro vytváření směrnic ve firmě?

Aby bylo dosaženo výše uvedených cílů a efektů směrnic, je třeba se držet několika základních principů:

  • Směrnice musí být jasné a srozumitelné - je lepší mít směrnici stručnější ale jasnou než směrnici, která popíše úplně vše ale bude nepřehledná
  • Směrnice musí být jednoznačné - měla by popisovat, jak se situace má vyřešit, čím má proces skončit nebo jak se má pracovník zachovat
  • Směrnice musí vymezit základní postup - nemusí ale na druhou stranu popisovat vše do detailu
  • Směrnice musí být snadno dostupná pracovníkům, kteří se podle ní mají řídit

Související pojmy a metody:

Související oblasti řízení:

předchozí další
Pomohl Vám tento článek?
Hodnocení:
Poslední aktualizace: 14.09.2018

Komentáře



Pro vstup do diskuze musíte být přihlášený

Přihlásit