Řízení úkolů (Task management)

Řízení úkolů (anglicky Task management) je manažerská aktivita, jejímž předmětem je správné zadávání, koordinace a kontrola úkolů. Formou zadávání úkolů manažeři řídí práci a činnosti pracovníků, která většinou nevyplývá z rutinních povinností, ale má nějaké konkrétní cíle a termíny. Řízení úkolů je tedy jedním ze základních kamenů řízení práce.

Úkoly lze zadávat ústně nebo písemně a stejným způsobem je lze i kontrolovat. Zejména pro práci “bílých límečků” se využívají různé softwarové nástroje a řešení. V celé řadě firem je bohužel stále jedním z nejběžnějších způsobů řízení a zadávání úkolů e-mail v kombinaci se zápisy vedenými formou wordovských dokumentů. Velké množství úkolů vedených a zadávaných takovou firmou vede přirozeně k velké neefektivitě. Jednak tím, že komunikace nad úkolem není přehledná a jednak i tím, že firma ztrácí přehled nad koordinací jednotlivých úkolů, které mohou být vzájemně protichůdné.

Co řízení úkolů obnáší?

Zadávání úkolů

Říká se, že špatné zadávání úkolů je nejdražší manažerská chyba. Je proto důležité, aby manažer nebo kdokoliv jiný, kdo úkoly zadává, je zadával správně.

• úkol by měl mít jasný a konkrétní cíl
• úkol by měl mít jasně vymezený termín - čas, do kdy má být splněn
• úkol by měl být splnitelný a dosažitelný
• úkol musí být zadáván člověku, který má k jeho splnění dostatečné zkušenosti, schopnosti, znalosti a pravomoci

Koordinace úkolů

Koordinace úkolů probíhá po několika liniích.

• koordinace úkolu se strategickými, provozními nebo projektovými cíli - tedy ujištění, že úkol “neuhýbá” od směru, který firma žádá
• vzájemná koordinace spolu souvisejících úkolů - tedy koordinace úkolů, které mají například společný cíl nebo se týkají stejného projektu
• koordinace úkolů mezi jednotlivými organizačními jednotkami - tedy vlastně koordinace mezi manažery (často dochází k tomu, že ve větších organizacích jdou úkoly proti sobě)
• koordinace rozpracovanosti úkolů

Koordinace úkolů ve větších týmech nebo firmách je velmi náročná - může probíhat formou tužka-papír-mozek, ale udržení všech souvislostí je často téměř nemožné, nad lidské síly. Proto mají takový úspěch různá řešení pro řízení úkolů, protože právě fázi koordinace velmi usnadňují.

Kontrola splnění úkolů

Některé úkoly jsou jednoduché a krátkodobé, splnění jiných může trvat dlouhou dobu, třeba i v řádech měsíců nebo let. U té první skupiny je kontrola jejich splnění rychlá a bezprostřední, u dlouhodobých úkolů je to mnohem složitější a je třeba k nim přistoupit úplně jiným způsobem. Kontrola takových úkolů musí být průběžná - jednak aby došlo k ujištění, že úkol je stále relevantní, a dále také abychom měli přehled o tom, v jakém stádiu rozpracovanosti vlastně je.

Průběžná kontrola úkolů samozřejmě může probíhat také formou tužka - papír, ale právě tuto část velmi efektivně podporují softwarové nástroje pro řízení úkolů, protože díky nim má manažer, ten, kdo je za úkol odpovědný, i všechny případné další strany přehled o tom, co se děje. Takové nástroje mají zpravidla nad úkolem možnosti diskuse všech zúčastněných (groupchat), kde se ukládá veškerá komunikace, která se úkolu týká, a nikdo ji tak nemusí pracně dohledávat po mailech nebo jiných zdrojích.