en | cs | sk
  • Vše
  • Znalosti
  • Akce
  • Lidé
  • Zaměstnání
  • Společnosti
  • Produkty a služby
  • Skupiny
  • Knihy

Řízení procesů

Co je Řízení procesů
Řízení procesů a činností v organizaci je především o organizování, koordinování a řízení a jejich neustálém zlepšování. Je to jedna ze základních a každodenních aktivit manažerů, ale i všech ostatních pracovníků.

Process management Každá lidská činnost se nakonec musí nějak projevit v číslech.

Tomáš Baťa

Co je řízení procesů?

Řízení procesů a činností v organizaci je jednou ze základních aktivit manažerů. Slovo proces je možná jedno z nejpoužívanějších slov ve firmách vůbec. Procesy realizujeme, sledujeme, zlepšujeme, zkracujeme, ale někdy také natahujeme, zesložiťujeme, brzdíme. Procesy jsou všudypřítomné, ať jsou dobré nebo špatné a ať je necháváme jejich osudu nebo je řídíme procesním řízení či projektovým řízením.

Práce lidí v organizacích se vždy odehrává prostřednictvím jejich činností, které se řetězí do procesů. Proces je sled činností, které na sebe vzájemně navazují, vytvářejí tok práce postupující od jednoho člověka k druhému a tvoří hodnotu. Každý proces má nějaké vstupy, nějaké výstupy a spotřebovává nějaké zdroje. Každý proces je spuštěn nějakou událostí. Procesy tedy rozhodně musí být nějak nastavené a musí být nějak řízené aby nezavládl úplný chaos.

Jak řídíme procesy?

Míra řízení je v různých organizacích a systémech různá. Nejlepší je, když “každý ví co má dělat”, když procesy zdánlivě “samy od sebe fungují”, nebo ještě lépe se samy od sebe zlepšují. To může nastat pouze díky dobře nastavenému, dobře poskládanému a stejně smýšlejícímu týmu lidí a díky dobře fungujícím technologiím. Lidé a technologie totiž ovlivňují fungující procesy nejvíce. Základem manažerské práce při řízení procesů je tedy vhodný výběr technologií a lidí, jejich organizování, tedy poskládání činností, technologií a lidí do procesů, poskládání všech činností do organizační struktury a jejich přiřazení konkrétním pracovníkům na konkrétních pracovních místech. Denodenní prací je pak koordinování činností a procesů a řešení a rozhodování výjimečných situací, které nastávají. Velmi klíčová je schopnost organizace průběžně procesy zlepšovat. To se bez lidí neobejde, protože návrhy a samotné zlepšování musí vždy vycházet od lidí.

Úrovně řízení lze nejlépe popsat pomocí stupňů řízení dle modelu CMM:

  • 0 - neexistující řízení: Procesy a jejich řízení je zcela chaotické
  • 1 - Počáteční (Initial): Procesy jsou realizovány adhoc
  • 2 - Opakované (Repeatable): Dodržuje se určitá kázeň nezbytná pro provádění základních opakovaných procesů
  • 3 - Definovaná (Defined): Procesy organizace jsou zdokumentovány
  • 4 - Řízená (Managed): Procesy jsou řízeny a provádí se měření jejich výkonnosti pomocí KPI
  • 5 - Optimalizovaná (optimized): Procesy jsou trvale zlepšovány, existuje inovační cyklus na procesech a řízení

Jaké jsou přístupy k řízení procesů?

Existují základní tři přístupy k řízení činností a procesů v organizaci.

  • Funkční přístup (funkční řízení) - byl definován již v roce 1776 Adamem Smithem a vychází z tradiční dělby práce podle specializace a je založen na rozložení práce na nejjednodušší úkony tak, aby byly jednoduše proveditelné i nekvalifikovanými pracovníky. Funkční přístup vede k dělení práce s důrazem na jednoduché činnosti. To vede k rozdělení práce mezi organizační jednotky, které jsou rozdělené na základě odborností (funkcí).
  • Procesní přístup (procesní řízení) - dává do popředí toky činností jdoucí napříč organizací, tedy procesy. Zejména opakované procesy. Procesní přístup je tedy oproti tradičnímu vertikálnímu funkčnímu přístupu založenému na navrhování a změnách formálních organizačních struktur zaměřen více horizontálně - na procesy. Procesní přístup se stal doslova hitem v 90. letech 20. století, kdy se začalo intenzivně hovořit o procesech a reengineeringu a to mimo jiné díky intenzivnímu nástupu moderních informačních a komunikačních technologií, které umožnily radikálnější změny procesů v organizacích.
  • Projektový přístup (projektové řízení) je způsob řízení, kterýž je uplatňován na projekty, tedy takové procesy, které jsou unikátní, jedinečné a často se nalézá jejich optimální řešení až v průběhu realizace. Na rozdíl od procesního řízení, které je zaměřeno na opakované procesy je projektové řízení zaměřeno na unikátní procesy.

Jak se rozdělují procesy v organizaci?

Základní kostrou procesů v organizaci je produkční proces (nebo procesy), který horizontálně prochází napříč celou organizací. Nejobvyklejší dělení procesů je tedy podle toho, kdo je jeich zákazníkem a podle přidané hodnoty, kterou mu přinášejí. Zákazníkem procesu může být klient firmy, zaměstnanec, manažer nebo jiný stakeholder.

  • Hlavní procesy jsou orientovány vůči zákazníkovi organizace, vytvářejí výrobek nebo službu
  • Podpůrné procesy jsou všechny procesy, jejichž jediným cílem je zajistit fungování hlavních procesů a organizace
  • Řídící procesy a činnosti jsou všechny aktivity, které koordinují, řídí, organizují a plánují vše ostatní

Jaké jsou metody řízení procesů?

Metody řízení procesů jsou zaměřeny na správné nastavení procesů v určité oblasti nebo celé organizaci a na inovace procesů. Existuje jich celá řada, mezi nejznámější patří:

Jaké jsou metody analýzy a optimalizace procesů?

Občas je nutné procesy analyzovat, ať již za účelem jejich zjednodušení nebo třeba za účelem zavedení nového podnikového software. Metody analýzy procesů (analytické techniky, metodiky) pomáhají s identifikací a detailní analýzou jednotlivých procesů. Říkají jakým způsobem lze procesy popsat tak, aby popis měl “jednotný jazyk” (tzv. notace) pro všechny zúčastněné.

Samotný popis procesů může být prováděn pomocí různých notací (notace v některých případech spojeny s konkrétní metodikou - viz dále):

Mezi nejznámější metody či metodiky analýzy procesů (jsou ucelenější než samotné notace) patří:

  • Metodika ARIS (prof. A.W.Scheer)
  • Metodika IDEF3
  • Metodika PDT (V.Řepa)
  • Časové snímky

Celá řada další metodik pomáhá s tím, jak nacházet neefektivní procesy a jak tuto neefektivitu odstraňovat. Metody optimalizace, redesignu a reengineeringu procesů jsou zaměřeny na zlepšení procesů v organizaci. V zásadě se dělí na metody skokového zlepšení (reengineering, business process reengineering  - BPR), metody zlepšení nebo změny procesů (improvement, redesign) a metody průběžného zlepšování procesů (continuous improvement), které vycházejí z řízení kvality. Všechny metody obvykle využívají některou z metodik pro analýzy procesů a na zanalyzované procesy následně uplatňují příslušnou formu zlepšení.

Jednorázové a zásadní změny procesů jako je jejich optimalizace a reengineering jsou důležité pro

V praxi zcela nejlepší je ale průběžné zlepšování procesů, kdy jsou do zlepšování zapojeni metodiky z oblasti řízení kvality, jako jsou TQM (Total Quality Management), Demingův cyklus PDCA, DMAIC, SixSigma a další.

Jaké nástroje a software se používá pro popis a řízení procesů?

Analýzu procesů je možno provádět pomocí různých nástrojů (BPM Business Process Modeling tools):

  • ARIS Business Architect
  • Adonis
  • Process Modeler
  • QPR Process Guide
  • iGrafx Business Process
  • CASEWISE Corporate Modeler
  • FirstSTEP Designer
  • MS Visio
  • IBM modeler
  • TIBCO modeler
  • Enterprise Architect
  • Visual Paradigm

Pro řízení a automatizaci procesů a postupů práce se využívají nástroje (BPM Business Process Management) a různé workflow aplikace, například:

  • Adobe Lifecycle
  • IBM Process Server
  • Oracle Business Process Management
  • Microsoft SharePoint
  • JBoss / jBPM
  • FileNet BPM
  • Lotus Domino workflow

Související pojmy a metody:

Hodnocení:
Článek mohou hodnotit jen přihlášení uživatelé. přihlásit Zavřít
7
0
Poslední aktualizace: 02.07.2014
cs | de | en | sk

Vybrané příspěvky k tématu :