Řízená dokumentace (Managed Documents)

Řízená dokumentace (anglicky Managed Documents) znamená, že jednotlivé verze dokumentů a celý proces jejich uvolňování je pod kontrolou (viz řízený proces) a že všichni uživatelé ví která verze dokumentu je platná.

K čemu je řízená dokumentace dobrá a kde se používá?

U všech dokumentů, podle kterých se řídí procesy, chování nebo rozhodování lidí je třeba přesně znát jejich obsah a pokud se v čase mění tak i verzi, časovou platnost a podobně. V opačném případě totiž může dojít k nedorozumění, pokud by dvě strany postupovaly podle různých instrukcí (tedy podle různých verzí dokumentů).

Jako čistě ilustrativní příklad dejme například situaci na letišti: od 1.ledna se změní směr přistávání na dráze. Tím se zcela mění režim na celém letišti a všichni musí vědět - piloti i řídicí věž - podle jakého dokumentu mají postupovat. Pokud by kdokoliv postupoval podle prosincových pravidel, dojde k nehodě.

V režimu řízené dokumentace musí být například směrnice, technologické postupy, pracovní postupy, návody a podobně. Protože každý takový řízený dokument má nějakou psanou formální podobu konkrétního dokumentu, hovoříme obecně o dokumentech. U každého z nich v režimu řízené dokumentace tedy musí být jasné dvě základní věci:

• O jakou verzi dokumentu jde
• Jaká je její platnost - buď z pohledu času (od-do) nebo k jaké verzi produktu, procesu nebo čehokoliv jiného se vztahuje

Všichni, kdo se musí podle takových dokumentů řídit musí dostat jednoznačnou informaci o tom, kterou verzi mají v jaké situaci používat. Řízená dokumentace se typicky vztahuje na všechny dokumenty, které obsahují nějaká pravidla, zásady, postupy a podobně podle kterých mají pracovníci nebo uživatelé postupovat, tedy typicky v režimu řízení dokumentace jsou:

• Zákony, normy, standardy
• Politiky, směrnice, řády
• Pracovní postupy
• Technologické postupy
• Návody
• ISO dokumentace a podobně

Co je tedy základem řízené dokumentace?

• Dokument má jasně označenou verzi
• Dokument má jasně označenou platnost
• Uživatelé ví, jaká verze je platná

Její zpracování probíhá v předem stanovených krocích a verze probíhají stanoveným životním cyklem dokumentu, minimálně ve třech krocích (V přípravě, Schválený/Platný a Vyřazený).