Provozní dokumentace (Operational documentation)

Provozní dokumentace (anglicky Operational documentation) ve firmě znamená jakýkoliv dokument, který popisuje způsob provádění procesů a činností. Zahrnuje různé formy firemní dokumentace jako jsou politiky, řády a zejména detailní dokumentaci jako jsou směrnice, pracovní postupy, technologické postupy návody a podobně. Provozní dokumentace je tak jeden z důležitých prvků dodržování kvality a kontinuity firemních procesů.

Širší pojetí provozní dokumentace zahrnuje jak záznamy o provozu, tak veškeré dokumenty popisující firemní procesy a to jak mají být prováděné, tedy provozní řídicí dokumentace. Ta popisuje jak mají být procesy realizovány. Užší pojetí pojmu provozní dokumentace zužuje její význam na záznamy o provozu (například o provozu strojů a zařízení), tedy například zejména provozní deník zařízení, výkaz aktivit, záznamy o kontrole, průvodní dokumentaci a podobně.

K čemu provozní dokumentaci potřebujeme?

Provozní dokumentace je důležitá k tomu, aby pracovníci věděli, jak mají postupovat. V mnoha odvětvích je provozní dokumentace ve formě pracovních postupů nebo technologických postupů dokonce vynucena legislativou a to kvůli dodržení právních předpisů nebo norem bezpečnosti, kvality, ochrany životního prostředí a podobně.

Co všechno může zahrnovat provozní dokumentace?

Seznam provozní dokumentace může být velmi široký a bude se lišit obor od oboru. Typicky do provozní dokumentace patří řídicí dokumenty, technická dokumentace a záznamy o aktivitách lidí, strojů nebo zařízení.

• Organizační řád (Organizational Rules)
• Směrnice a postupy (Policies & Procedures) včetně havarijního řádu, požární dokumentace, BOZP a další
• Pracovní postupy, pracovní instrukce a návody
• Technická dokumentace k zařízení
• Bezpečnostní dokumentace (Security documentation)
• Uživatelská dokumentace (User documentation)
• Administrátorská dokumentace
• Provozní deník, záznamy o údržbě, provozní kniha, denní protokoly o provozu zařízení
• Výkazy práce - záznamy o odpracovaných hodinách
• Evidence incidentů, například bezpečnostní incidenty
• Kniha závad
• Revizní kniha
• Záznamy aktivit zařízení (logy)
• Záznamy aktivit uživatelů zařízení (logy)
• Záznamy o spotřebě zdrojů, například spotřebě energií