Projektový záměr (Business Case)

Projektový záměr (anglicky Business Case) je komplexní dokument, který slouží k představení projektu nadřízeným nebo investorům. Je to komplexní souhrn zahrnující výnosy, náklady, zdroje, rizika a všechny další aspekty. Je to vlastně první fáze projektu (nebo nultá fáze, podle toho, jak se na díváme na životní cyklus projektu). Je to jeho výchozí bod, základní kámen, na kterém celý projektu bude stát. Je to zároveň klíčový vstup pro zpracování plánu projektu.

Kdo a kdy projektový záměr potřebuje?

Před spuštěním každého projektu je třeba mít pohromadě všechny podstatné informace, které projekt ovlivňují a které mají vliv na jeho smysluplnost, realizovatelnost a konečně také na jeho schválení. Malá firma bude projektový záměr potřebovat pravděpodobně pro představení investorovi, ve větší firmě je projektový záměr běžnou součástí schvalovacích procesů nadřízenými (držiteli rozpočtu). Projektový záměr je tedy předstupeň projektu, předchází schválení projektu.

Co by měl projektový záměr obsahovat?

Projektový záměr jde výrazně nad rámec běžné kalkulace projektu. Samotné číselné vyjádření nákladů a výnosů totiž nic neříká o opravdové realizovatelnosti. Jaká rizika jsou spojena s projektem? Jaké budou potřebné zdroje, lidé, materiál, technologie? Budou skutečně k dispozici v potřebném čase a množství na trhu (i když na ně budeme mít finanční prostředky, zdroje prostě nemusí být dostupné)? Přesně na takové otázky by měl projektový záměr odpovídat.

Jaký detail zvolit, do jaké jít hloubky?

Je třeba se soustředit na takové informace, aby bylo možno posoudit skutečnou realizovatelnost a abychom mohli za kalkulaci projektu ručit. Detail se tedy odvíjí od typu a velikosti projektu - zatímco v jednom případě bude stačit hrubý odhad počtu nových pracovníků (např. 500), v jiném případě bude třeba znát detailní rozpad až na úkoly jednotlivých pracovníků v rozsahu 53 človekohodin. Nelze porovnávat detail rozpadu 5-letého projektu za 5 miliard s 6-měsíčním projektem za 2 miliony. U obou případů ale autoři musí vědět odpovědi na klíčové otázky (jen míra detailu se bude lišit).

Shrnutí, důvody pro jeho existenci a cíle projektu
Očekávaný rozpočet projektu a jeho finanční vyhodnocení
Předpokládané organizační zajištění projektu (samostatná organizace, součást existující struktury, atd.)
Předpokládaná potřeba zdrojů (lidé, technologie, informace, infrastruktura atd.) - budou zdroje skutečně k dispozici?
Očekávané dopady projektu
- Dopady na současný stav organizace, na běžící projekty a vůbec na vše ostatní
- Přínosy (finanční i nefinanční)
- Možné negativní dopady projektu
Časový harmonogram
Hlavní rizika projektu nebo jiná omezení (např. legislativní)

Při tvorbě projektového záměru se tedy kromě sestavování rozpočtu neobejdeme bez analýzy dopadů, analýzy rizik, rozpočtování, vyhodnocení možností (například pomocí analýzy senzitivity), analýzy zdrojů (například pomocí VRIO analýzy).

Projektový záměr musí mít schopnost přesvědčit vlastníka rozpočtu (nadřízeného nebo investora) ke zrealizování projektu. Informace v něm obsažené by měly odpovídat pravdě - business case by neměl být příliš optimistický, měl by být realistický. Z toho důvodu se v mnoha případech používají scénáře - ideálně tři: optimistický, realistický a konzervativní. To jsou důležité informace, které schvalovateli slouží pro jeho rozhodování.

Schvalování projektu jako součást firemních procesů

Pokud má firma dobře nastavené procesy schvalování projektových záměrů, výrazně tak snižuje rizika projektů jako takových díky včasnému podchycení těchto rizik, případně tyto procesy mohou vést k označení projektu za nesmyslný a zabránit tak jeho spuštění. Pokud si toto firma uvědomí, všichni pak dobře rozumí tomu, proč je vytváření a schvalování projektových záměrů důležité a proč mu věnovat úsilí. Čím větší je firma nebo organizace, tím je celý proces důležitější, protože pak “levá ruka ví, co dělá pravá”. Obzvlášť analýza dopadů je v tomto směru důležitá, protože dokáže eliminovat projektové záměry, které sice vyřeší jednu věc, ale tři jiné zkomplikují.