Podnikové zdroje a jejich řízení

Co jsou a co znamenají Podnikové zdroje a jejich řízení

Se zdroji v organizaci jsou pořád nějaké patálie. Některé ze zdrojů můžeme rychle nakoupit, některých se můžeme rychle zbavit. Všechny ale mají jedno společné - abychom je mohli dobře řídit, musíme mít o nich přehled.

Téma: Řízení podnikových zdrojů … “máme málo lidí ve výrobě a moc lidí v kancelářích” …
… “máme málo peněz” …
… “zase jsme nedostali úvěr” …
… “zase už nám došly skladové kapacity” … nebo
… “máme nadbytek výrobní kapacity” ….

To jsou slova, která jsou ve firmách a organizacích na denním pořádku.

Řízení zdrojů se týká všech, malých i velkých

Se zdroji v organizaci jsou pořád nějaké patálie. Buď je jich moc, nebo málo. Jednou je problém prodat, podruhé nakoupit, potřetí vyrobit. Někdy je problém s kvalitou, jindy s kapacitou. Schopnost vybalancovat všechny zdroje, které má organizace k dispozici a ještě to vše správně načasovat je jedna z nejdůležitějších schopností managementu.

O čem je řeč? Všechno, co ve firmách, firmičkách nebo velkých nadnárodních organizacích děláme, spotřebovává nějaké zdroje. Majitelé a manažeři musí umět v každém okamžiku odpověď na otázky Kdo? Co? Proč,? Kdy? Kde? Kolik? Kdo co dělá? Kdy to budeme potřebovat? Kolik to bude stát? Kolik budeme potřebovat kapacit? Kdy už je potřebovat nebudeme?

Některé ze zdrojů můžeme rychle nakoupit, některých se můžeme rychle zbavit, s jinými to jde hůře - ať z principu nebo kvůli legislativním omezením. Zdroje si mohou firmy postupně, organicky budovat (například lidské zdroje a jejich znalosti) nebo je mohou koupit na trhu nebo si vyhlédnou jinou firmu a koupí ji celou. Způsoby a strategie budování zdrojů jsou různé a nelze říci, který způsob je ten správný. Pouze ten, který funguje.

Co bychom o řízení zdrojů měli vědět

Každá firma musí o svých zdrojích mít přehled. Je jedno jakým způsobem, zdali na papíře, v jednom spreadsheetu nebo v nějaké aplikaci k tomu určené. Existuje mnoho názorů, co všechno mezi ně patří, ale v zásadě jsou to tyto:

Lidské zdroje, lidé v organizaci (Human Resources, People in the Organization) jsou tím nejcennějším zdrojem. Každý člověk je jiný a hodnota některých lidí pro organizace nejde jednoduše nahradit, jako je tomu u jiných zdrojů. Řízení lidských zdrojů zahrnuje personální administrativu, vyplácení mezd a odměn a řízení lidí a jejich rozvoje. K podpoře těchto procesů se používají systémy, které nazýváme jako HR nebo HRM systémy. Ve středních a velkých organizacích řízení lidských zdrojů zastřešuje profese personálního manažera.
Finanční zdroje jsou pro organizaci další nezbytný zdroj. Bez nich se fungovat v žádném případě nedá. Nakládání s finančními zdroji, řízení jejich toků, plánování a rozpočtování nebo jejich získávání z externích zdrojů pro financování provozu či rozvoje firmy je pro firmu neméně důležité. Málokdo se dnes dokáže obejít bez účetního software. Rozsáhlejší podpora řízení finančních zdrojů je součástí specializovaného finančního software nebo velkých ERP systémů. Střední a velké firmy spoléhají na finančního manažera.
Informace, data a znalosti jako nemateriální zdroje. Tato skupina se může jevit méně důležitá, ale informace a data jsou důležitá pro rozhodování o všech ostatních zdrojích nebo firemní strategii. Správná, korektní a rychlá informace často rozhoduje o úspěchu či neúspěchu. Takže ten, kdo nemá svá data v pořádku, je vystaven velkému riziku chyby, nesprávného rozhodnutí nebo nestálého hledání informací, které potřebuje ke svému fungování.
Technologie jsou někdy považovány jakou součást znalostí a úzce svázány s lidskými zdroji. To proto, že technologie je úzce spojena se schopností tuto technologii využívat. (Formuli F1 nestačí jen vlastnit, také ji musím umět nastartovat, řídit a natankovat). Technologie je bezesporu jednou ze zásadních konkurenčních výhod pro drtivou většinu výrobních podniků.
Infrastruktura, půda - je jedním ze základních výrobních faktorů. Je zdrojem, který se může obtížně přenášet (jako třeba pozemek) nebo dlouho budovat (jako například telekomunikační infrastruktura). Může být rovněž silným kapacitním omezením, konkurenční výhodou, či nevýhodou, pokud ji nelze rychle a jednoduše získat.
Materiální zdroje - materiál je zdroj, který se v procesech spotřebovává. Na rozdíl od předchozích zdrojů. Řízení materiálu je především o jeho nákupu a skladování.
Energie a Utility jsou další vstupy do procesů organizace. Opět mohou mít silný kapacitní vliv na fungování procesů (například tam, kde není zavedena elektřina, nemohu zavádět výrobu na elektřině závislou). Podobně jako u materiálu dochází v procesech k jeho spotřebě. Řízení tohoto zdroje tedy spočívá především v řízení přísunu.
Čas (Time) je jediný zdroj, který opravdu nelze koupit a dokonce ani nemívá “svého” manažera. Je pro všechny stejný a je mezi zdroje se počítá především proto, že má omezenou kapacitu a proto se s ním musí při řízení ostatních podnikových zdrojů počítat.

Software, který pomáhá s řízením zdrojů

Pro řízení a správu zdrojů se používají různé podnikové aplikace, tzv. podnikové informační systémy. Hranice nejsou pevně stanovené, výrobci těchto aplikací nazývají své produkty různě. V praxi se můžete setkat s těmito pojmy a aplikacemi:

ERP (Enterprise Resource Planning) - ERP systémy jsou nejširší. Je to pojem, pod kterým se schovávají ta nejkomplexnější řešení. Poslední dobou se vyskytují ERP řešení, která naopak nemají účetnictví a mzdy a soustředí se výhradně na ostatní typy zdrojů.
HRM (Human Resources Management) - řízení lidských zdrojů - jsou systémy pro řízení lidských zdrojů, někdy zahrnují také zpracování mezd (payroll), jindy řešení pouze další personální agendy.
Řízení vztahu se zákazníky CRM (Customer Relationship Management) jsou aplikace, které pomáhají řídit všechny procesy obrácené k zákazníkům, tedy obsahují především informace o zákaznících, aktivitách s nimi a o smlouvách zákazníků.
SCM (Supply Chain Management) - jsou naopak aplikace obrácené směrem k dodavatelům, tedy obsahují především informace o dodavatelích, aktivitách s nimi, tocích materiálů a o smlouvách s dodavateli.
APS (Advanced Planning & Scheduling) jsou systémy pro pokročilé plánování a řízení výroby
Systém pro řízení projektů - jsou systémy podporující řízení projektů, tedy především plánování a řízení kapacit lidí, řízení času a nákladů projektů.
ECM (Enterprise Content Management) - jsou aplikace, ve kterých organizace může udržovat především nestrukturovaný obsah, tedy svá data a dokumenty
PLM (Product Lifecycle Management) správa životního cyklu výrobku jsou aplikace, ve kterých organizace může řídit a udržovat informace o svých produktech (včetně výrobní dokumentace)
Aplikace pro správu majetku - pomáhají udržovat informace o majetku organizace, řídit jeho kapacitu a údržbu

A jaká data tedy o zdrojích ukládat?

O zdrojích bychom měli vést základní informace tak, abychom mohli v každý okamžik odpovědět na základní otázky:

Jakými zdroji disponujeme?
Jakou mají kapacitu a jak je využita?
Kdy budeme mít další volnou kapacitu?
Co musíme dělat pro to, aby hodnota podnikových zdrojů neklesala?
Který pracovník má přiřazené jaké pracovní prostředky? Co má ve své náplni práce?

Odpovědi na tyto otázky musíme najít buď v hlavě (když jsme živnostník) nebo na papíře někde v šanonu anebo v některé z výše uvedených aplikacích. V zásadě bychom měli mít o zdrojích k dispozici dva druhy dat a informací. Tou první skupinou jsou takzvaná kmenová data. To jsou data, která popisují naše zdroje tak, jak jsou a v čase se mění se změnou našich zdrojů. Jsou to například údaje o lidech - jméno, kdy se narodili, jaké mají vzdělání, jaké mají dovednosti, jaké mají silné stránky. Nebo data o našem majetku a infrastruktuře - v jakém je stavu, kdy byl naposledy kontrolován nebo kdy bude potřebovat další opravu.
Druhý typ dat přibývá každý den - jsou takzvaně transakční nebo též pohybová data. Ty přináší dennodenní život v organizaci - zejména požadavky či objednávky zákazníků a od nich se odvíjející řetězec událostí - pohyby na skladě, vyskladňování, naskladňování, založení požadavku, vystavení objednávky dodavatelům a podobně. I ty jsou součástí informací o zdrojích a jejich kapacitě.

Co dále?
Můžete si přečíst další související články: