Personální audit

Personální audit je pojem používaný pro jednorázovou analýzu lidských zdrojů v organizaci. Personální audit může mít různé cíle a přínosy podle aktuálních potřeb managementu organizace. Jedná se o druh auditu, jeho předmětem je tedy objektivní a nezávislé přezkoumání a zhodnocení stavu a návrh řešení ke zvýšení efektivnosti jednotlivců, organizačních jednotek i celé organizace. Je to jeden z nástrojů ke zvýšení efektivnosti a výkonnosti organizace, který využívá měkké i tvrdé techniky (například Assessment centra, mystery metody, individuální rozhovory) ke zjištění potřebných informací. Cílem komplexního personálního auditu je odpověď na základní tři otázky:

• Kdo z pracovníků se nejlépe hodí pro danou pracovní pozici?
• Jak je nastavený systém řízení lidí v organizaci?
• Kolik pracovníků je třeba mít v organizaci, aby zvládli současný objem práce?

Využití personálního auditu v praxi: Obvykle se používá v situacích, kdy je třeba zhodnotit stav lidí a zlepšit fungování organizace. Často je však personální audit zneužíván managementem organizace k redukci počtu pracovníků. Nejčastější důvody realizace personálního auditu jsou následující:

• Zvýšení výkonnosti organizace jako celku a optimalizace lidských zdrojů
• Optimalizace nákladů a redukce počtu pracovníků
• Zlepšení systému řízení lidských zdrojů v organizaci včetně motivačního systému
• Vytvoření podkladů pro individuální rozvoj a kariérní plány pracovníků
• Posílení systémového využívání motivačních nástrojů ve společnosti.

Personální audit je zaměřený zejména na:

• Personální procesy
• Vyhodnocení aktuálního stavu lidských zdrojů v organizaci
• Úroveň kvality pracovníků (kompetence, způsobilosti, kvalifikace)
• Správnost nastavení rozsahu pravomocí a odpovědností pracovníků
• Efektivitu využití lidských zdrojů
• Přiměřenost množství lidských zdrojů (nedostatečnost nebo nadbytek) - stanovení optimálních personálních kapacit

Typické výstupy z personálního auditu jsou:

• Optimalizované a aktualizované popisy pracovních míst včetně nové specifikace pracovních náplní
• Mapa procesů a činností v organizaci - Mapa kompetencí pracovníků a organizačních jednotek
• Identifikace kvalifikačních deficitů
• Kompetenční model
• Audit výkonnosti pracovníků
• Přehled o vytíženosti vybraných částí organizace
• Posouzení úrovně zralosti řízení
• Návrh na redukci nadbytečných a naopak návrh na vytvoření nových pracovních míst tam, kde jsou podle auditu potřebná
• Identifikace slabých míst (popsání a upozornění na nedostatky v procesech, využívání potenciálu lidí, využívání lidí s nesprávnými dovednostmi, vlastnostmi a znalostmi, nedostatečné komunikace apod.)
• Doporučení a návrhy opatření ke zlepšení (závěrečná zpráva obsahuje kromě popisu a konstatování stavu i návrhy na zlepšení)
• Implementace – podpora v implementaci (obsahuje návrh způsobu zapojení pracovníků do změn, pomoc při vedení rozhovorů s pracovníky apod.)
• a další

Personální audit může být zaměřen na celou organizaci nebo pouze na vybranou část organizace (vybrané organizační jednotky). Pro zacílení lidí či částí organizace zahrnutých do auditu se používá mapa procesů. Personální audit zpravidla provádí skupina expertů nebo externí firma, která v souladu s definicí pojmu audit používá nějaký referenční model nebo zkušenost, vůči které porovnává skutečnost. V rámci auditu se používá některá z metod analýzy procesů.