Office management

Office management zahrnuje všechny činnosti a procesy, jejichž předmětem jsou rutinní podpůrné činnosti ve firmě, zejména v kancelářích. Jde tedy o administrativní práce jako je podpora ostatních pracovníků, udržování chodu kanceláře v chodu a zajištění spokojeného fungování ostatních pracovníků. Významnou součástí je vedení firemních evidencí a zajištění běhu organizace jako takové. Office management je součástí provozního řízení (business administration) firmy a jejího backoffice. Jde tedy z velké části o podpůrné procesy.

Člověk zodpovědný za tyto oblast se obvykle nazývá office manager, asistent(ka). Jeho odpovědnosti ale mohou být v menších a středních firmách rozšířené o mnoho dalších činností a úkolů z oblasti řízení lidských zdrojů, správy majetku a vybavení, marketingu a podobně. Naopak ve velkých firmách office manažer řídí práci dalších administrativních pracovníků v kanceláři jako jsou běžní kancelřáští pracovníci, asistenti, recepční a podobně.

Jaké činnosti zahrnuje office management?

Jsou to veškeré každodenní procesy a činnosti, které jsou obvykle skryté z pohledu zákazníka. Spadá sem vše od koordinace veškerých administrativních činností až po hladký chod kanceláře a podporu ostataních pracovníků.

• zajištění a podpora administrativních procesů a činností
• organizování a koordinace jednání a schůzek
• zpracování zápisů z porad a jednání
• koordinace firemní administrativy
• objednávání a zjišťování kancelářského vybavení, nábytku
• jednání s dodavateli
• zajišťování firemních akcí, konferencí a podobně
• vytváření a udržování firemních směrnic a řídicí dokumentace
• zajištění celkové organizační efektivnosti a účelnosti
• zajištění bezpečnosti a čistoty kancelářského pracoviště
• zajištění a podpora vnitřní komunikace ve firmě
• správa kancelářského vybavení
• vedení podprůsných evidencí (vybavení, školení, kancelářské potřeby a další vybavení)
• vedení evidence majetku
• příprava a vyplňování různých výkazů, formulářů, zpráv a podobně
• udržování a vytváření různých datových nebo informačních záznamů, tabulek, evidencí nebo formulářů
• používání a koordinace podpůrných aplikací a software
• archivace dokumentů
• příprava podkladů či dokumentů pro jednání a porady, příprava reportů
• vedení dokumentace, informací a dat
• vyřizování žádostí pracovníků
• odpovědi na e-maily, telefony a další formy komunikace
• příprava podkladů
• vyplňování povinných formulářů
• asistence pracovníkům a manažerům
• reprezentace firmy v průběhu návštěv, vyřizování telefonátů a mailů
• vyřizování a přesměrovávání příchozí komunikace do firmy (telefonáty, maily, a podobně)
• organizování nástupu nových zaměstnanců
• vedení účetnictví nebo zpracování podkladů pro ně