Nákupní požadavek (Purchase requisition)

Nákupní požadavek je jedním ze spouštěčů nákupního procesu. Je buď automaticky generovaný systémem, nebo jej vytváří konkrétní pracovník, pokud potřebuje něco objednat. Před tím, než dojde k samotnému objednání, nákupní požadavek (někdy také požadavek na objednávku) musí být schválen. Schválení nákupního požadavku může probíhat automaticky (například jako výsledek plánovacích procedur) nebo ručně, a to v závislosti na jeho typu.

Jaké nákupní požadavky typicky vznikají?

• Nákupní požadavky na doplnění skladových zásob (vznikají automaticky nebo ručně)
• Nákupní požadavky z důvodu údržby (plánovaná či prediktivní údržba, oprava, zlepšení stavu majetku)
• Nákupní požadavky na kancelářské vybavení
• Nákupní požadavky na stroje a zařízení
• Nákupní požadavky na IT vybavení (software, hardware atp.)
• Investiční nákupní požadavky

Například nákupní požadavky generované automaticky skladovým systémem jsou také automaticky schvalovány k tomu určenou podnikovou aplikací; dochází tak k automatickému doplňování skladu. Požadavky typu nákup nové klávesnice nebo náhrady za rozbitý monitor mohou být schvalovány ručně nadřízeným pracovníkem nebo pracovníkem, který je odpovědný za daný rozpočet. V případě, že je požadován nákup něčeho finančně nákladného, je proces obvykle složitější: nákupní požadavek prochází schválením (nebo zamítnutím) nadřízenými pracovníky, pod které požadavek “rozpočtově” spadá.

Po schválení požadavku následuje buď samotný nákup (např. pokud je dodavatel již schválený a vybraný), nebo může následovat výběrové řízení. Schvalovací procedura může být různě složitá podle toho, jak má firma nastavený proces schvalování nákupních požadavků, proces schvalování rozpočtu i samotný nákupní proces.

Co obvykle obsahuje nákupní požadavek?

Nákupní požadavek je typicky interní vnitrofiremní doklad a měl by obsahovat následující:

• Předmět požadavku - popis toho, co se má objednat
• Zdůvodnění nákupního požadavku - zdůvodnění potřeby a účelu nákupu
• Specifikaci množství, kvality
• Specifikaci časového rámce - akutnost potřeby a datum, kdy má být předmět nákupního požadavku zakoupen nebo uveden do provozu
• Předpokládanou cenu nebo cenový rozsah (pokud je možné ji odhadnout nebo pokud je potřeba ke schválení či k výběrovému řízení)

Nákupní požadavek by neměl obsahovat dodavatele, to už je ve většině případů na rozhodnutí nákupčího.