Informační systém podniku (Enterprise information system)

Informační systém podniku (anglicky Enterprise Information System), někdy též podnikový informační systém někdy jen zkráceně informační systém, občas se používají zkratky IS, IS/ICT, EIS.

Tvoří ho dohromady technické prostředky, kterým říkáme informační technologie (hardware a software), a které zajišťují požadovanou funkčnost pro sběr, přenos, uchování a zpracování dat. Tedy ho tvoří i data. Jeho součástí jsou i lidé (uživatelé), kteří informace z něj používají.

Informační systém podniku tedy nelze koupit nebo prodat, vždycky nějaký v organizaci existuje proto, že nelze od organizace nijak odtrhnout. Kde je sdílení a výměna informací, tam je i informační systém. Navíc, jeho nedílnou součástí jsou lidé, protože jsou nositeli podstatné části informací. Software pro něj není vůbec nezbytný - informační systém mohou “technologicky” tvořit jen papíry, šanony nebo třeba jen poznámky načmárané na zdi. To je samozřejmě extrémní příklad.

Proč organizace informační systém potřebují? Informace je to, oč tu běží.

Každá organizace potřebuje ke svému fungování informace. K tomu aby mohla přijímat objednávky od svých zákazníků, k tomu aby mohla vyplácet mzdy nebo platy svým lidem. K tomu aby mohla vůbec fungovat. O tom o všem vede informace. A informace potřebuje sdílet, komunikovat a uchovávat. A informace potřebuje proto, aby přežila a aby mohla zvyšovat svoji konkurenceschopnost. Kdo má lepší informace, má větší předpoklady k vyšším ziskům či menším nákladům.

Abychom s nimi zacházeli co nejlépe a měli k dispozici ty správné informace ve správný čas a na správném místě, potřebujeme odpovídající technologie (ne vždy si vystačíme s poznámkami načmáranými na zdi) a to vše musíme sladit dohromady. To vše dohromady nazýváme jako podnikový informační systém.

Základní účel informačního systému podniku je tedy uchování a poskytování informací (respektive dat) jeho uživatelům. Přesněji řečeno, je to

• sběr dat
• uchování dat
• přenos dat
• zpracování dat
• poskytování dat a informací

Kvalita dat a informací uvnitř je zcela podstatná a dává (nebo nedává) smysl existenci kterékoliv části systému. Pro představu, jako jednoduchý příklad informačního systému, si vezměme soustavu orientačních cedulí v nemocnici, které slouží k orientaci návštěvníků. Pokud budou informace na cedulích mylné, například když bude šipka směřovat opačným směrem, tak budou jeho uživatelé - návštěvníci nemocnice bloudit. Nekvalitní nebo špatná informace (nebo dokonce dezinformace - jako je záměrně otočená cedule opačným směrem) vede k tomu, že návštěvníci neví, co mají dělat nebo to dělají špatně. Stejná situace je i s podnikovým informačním systémem. Kvalita informací v něm obsažená a jeho uživatelům poskytovaná, je zcela klíčová.

Data vstupují do informačního systému ručním zadáváním jeho uživatelů nebo mohou být sbírána automaticky z různých čidel či jiných vstupních zařízení. Informační technologie zajistí další zpracování takových dat. Lidé použijí zpracovaná data jako informace použijí při různých provozních i rozvojových procesech. Jen pro úplnost - Informace vznikají interpretací dat konkrétními lidí nebo pomocí expertních systémů. Když řeknu, že je venku 95°F, musím vědět, že to znamená horko (a lidé z konkinentální Evropy budou mnohem lépe rozuměnt tomu, co znamená 35°C). Pokud tedy nemám znalost, co znamená 95°F tak nevím, jestli očekávat horko nebo zimu. Pak to pro mě není informace ale jen číslo 95, dato.

Co tvoří informační systém?

V běžném hovoru, když se řekne informační systém podniku, tak se tím myslí zúženě jen technické prostředky a většinou ještě úžeji jen jako podnikové aplikace. Informační systém podniku ale není jen software ani informační technologie, ale tvoří jej všechny složky dohromady. Je to soubor všech jeho složek - informačních technologií, lidí i dat. Každá z nich je pro informační systém důležitá a bez ní bychom o informačním systému jako celku mluvit nemohli (nebo si dokážete představit software bez dat či uživatelů?)

• Informační technologie - software společně s hardware zajišťuje požadovanou funkčnost a zajišťuje přenos, udržování, zpracování a poskytování dat.
• Data jsou obsahem, pomyslnou krví informačního systému. Jsou uchovávána s cílem jejich nejvyšší možné kvality (viz Kvalita dat).
• Lidé (uživatelé informačního systému) interpretují data a používají informace k řízení, a jsou samozřejmě sami nositeli mnoha informací
• Procesy a metody sběru, uchování a zpracování dat mají vliv na celkovou jeho kvalitu

K čemu jsou dobré informační technologie?

Mezi informační technologie můžeme zařadit již i zmíněnou zeď, na kterou si můžeme psát poznámky, ale také klasická média, jako jsou papír a šanony a vše ostatní, co nám pomáhá uchovávat a sdílet informace. Moderní informační technologie v podobě software a hardwaremají zásadní vliv na dostupnost, způsob užívání a zacházení s daty a informacemi. Tedy vůbec na celkový způsob práce, jak s informacemi pracujeme. Například díky rozšířením mobilních zařízení (jako vstupních a zobrazovacích prvků infomačního systému) se stalo zobrazování informací a celková práce s nimi mnohem přístupnější. Jak říká klasik “počítač se stává opravdu osobní”. Podobně je to se software, který umožňuje uchování a zpracování obrovského množství dat, které kdysi v takovém rozsahu nebylo vůbec možné. A to nemám na mysli opravdu pokročilé technologie, jako je umělá inteligence či expertní systémy, ale stačí i zcela běžné aplikace pro zpracování velkých dat.

Technologie jsou tedy tím, co nám buď způsobuje omezení při nakládání s informacemi a daty (například šanon máme fyzicky jen jeden v jedné konkrétní skříni) nebo naopak pomáhá využívat svá data odkudkoliv (pomocí webové aplikace na svém tabletu si přečtu maily nebo vyřídím tickety kdykoliv mám dostupný internet).

Technologie ale nejsou cílem informačního systému, jsou pouze jeho prostředkem - nástrojem. Přesto ale velmi důležitým, protože nám pomáhají řešit určité okruhy problémů, procesů (například vyřízení objednávky, zaúčtování účetní položky, nástup nového pracovníka, hlídání termínu projektu a podobně). Proto se tato - nejviditelnější část informačního systému často člení na oblasti podle své funkčnosti.

Jaké informace podnikový informační systém obsahuje?

Obecně jde o všechny informace a data, která jsou potřebná k provozu a fungování firem. To se přirozeně liší v jednotlivých sektorech trhu, jiné informace potřebuje velká výrobní firma a jiné malá právní kancelář. Pokud ovšem vezmeme, v zásadě potřebuje většina firem nějak pokrýt následující oblasti, své procesy:

• Řízení lidských zdrojů - informace o lidech, jejich mzdách
• Řízení financí a ekonomika organizace - účetní a další finanční informace
• Správa majetku - informace o majetku, jeho stavu údržbě a podobně
• Logistika a doprava - informace o pohybech zboží, dodacích lhůtách a podobně
• Prodej - informace o tom, co prodáváme - o výrobcích nebo službách, o našich zákaznících a dalších souvislostech
• Řízení výroby a poskytování služeb - informace o stavu našich výrobků, výrobních potřebách, výrobní plány a podobně
• Řízení kvality a procesů - informace o možnostech zlepšování a skutečném stavu
• Řízení projektů - informace o projektech, jejich stavu či o jejich zákaznících
• Řízení rizik - informace o možných hrozbách, které když neeliminujeme, bude nás to stát peníze
• Strategické řízení - strategické plány, jejich vývoj a stav
• Řízení bezpečnosti - informace o přístupových právech, kdo kam může a kdo kam nesmí
• Informatika a řízení IT - informace o tom jaké máme aplikace, jaký máme hardware a jak to řídíme
• Řízení znalostí a kontinuita organizace - různé nestrukturované informace důležité pro firmu
• a další

Jaké jsou základní funkce informačního systému podniku?

Informační technologie zajišťují různou funkčnost. Od základů, kdy “pouze” drží informace až po složité expertní systémy, které pomáhají plánovat. Software tedy může zajišťovat různou funkčnost, která se liší organizaci od organizace, podnik od podniku. Základní funkce každého informačního systému jsou zhruba náledující:

• Evidence a uchování informací (kmenová data, dokumenty a podobně)
• Zpracování a uchování transakčních informací (stavy zásob, objednávky, zakázky a další typy dat o transakcích)
• Komunikace a výměna informací (e-maily, instant messaging a podobně)
• Poskytování informací pro řízení a rozhodování
• Plánování
• Simulace umožňuje předpovídání a simulace různých situací

Jaké je základní členění podnikových aplikací?

Už tedy víme, že informační systém podniku není jen jeden software či jedna aplikace. V jeho softwarové části ho naopak obvykle tvoří celá řada podnikových aplikací. Dnes již téměř neexistuje firma be emailu. K tomu firmy musí plnit legislativní povinnosti - vést účetní, personální a mzdovou evidenci. Musí být schopny svým zákazníkům vystavit faktury, měly by mít přehled o svých zdrojích a mnoho dalšího.

Nejčastější se podnikové aplikace dělí do těchto základních kategorií (pokud chcete vědět více, podívejte se na členění podnikových aplikací)

• Ekonomické a účetní systémy
• Software pro správu lidských zdrojů - HRM
• Systémy správy podnikových zdrojů - ERP
• Systémy pro řízení výroby - APS
• Systémy pro řízení vztahů se zákazníky - CRM
• Systémy správy obsahu - ECM

Nikde neexistuje kategorizace podnikových aplikací a software, protože tato oblast je velmi dynamická a prakticky každý den vznikají nové druhy software. Také platí, že žádná firma, žádná organizace nemá je jen jeden z nich (například velký ERP systém). Malé firmy a startupy si zpravidla vystačí s jednoduchým účetním software či personálním software. Čím větší firma je, tím více jejích procesů musí informační systém pokrývat. Čím je tedy větší, tím má více jednotlivých aplikací a tím dražší bývá je udržet nebo dokonce integrovat dohromady - bývá celý podnikový informační systém složitější.

Pokud vám něco schází nebo s něčím nesouhlasíte, zapojte se do diskuse pod článkem.