Informace

Informace (anglicky Information) jsou data která jsou konkrétním člověkem interpretována díky jeho znalostem. Jinými slovy co je pro jednoho člověka informace, pro jiného mohou být jen prázdná slova. Jsou to tedy jsou relevantní údaje nebo data obsahující hodnotu, které svému adresátovi nějak pomáhá - snižuje jeho neznalost.

Slovníková definice pojmu informace je „Sdělení snižující míru neurčitosti na straně adresáta“. V praxi se používá slovo informace zjednodušeně i pro data. Například Všechny informace v naší firmě ukládáme do jednoho informačního systému.

• informace rychle zastarávají - v čase se jejich význam nebo důležitost mění
• v čase se může měnit i hodnota informací (cenná informace se může změnit v bezcennou a naopak)
• informace jsou relativní a subjektivní, závislé na interpretaci a situaci
• informace má nehmotný charakter, je vždy spojena s nějakým interpretem – člověkem
• hodnota informací se liší podle toho, kdo je jejich příjemcem
• informaci nelze skladovat
• informace nezávislá na formátu či médiu (přestože může být uložena)
• informace samy o sobě nejsou nositeli znalosti
• informace jsou data, kterým přiřazuje důležitost a význam jejich uživatel při interpretaci

Informace vznikají interpretací dat s využitím znalostí.

Data se stávají informacemi, pokud mají nějaký věcný obsah, který není příjemci dosud znám. V informačních systémech rozumíme či chápeme informace jako interpretaci dat.

Jaký je význam informací pro řízení firmy?

Řízení firem a organizací vyžaduje kvalitní informace. Je to jeden z klíčových zdrojů každé organizace. Patří mezi klíčové vstupy i výstupy produkčního procesu. Jsou důležité zejména pro řízení, rozhodování, ale také pro běžné fungování procesů.

Informace pro rozhodování

• Pokud nemám informace o lidech, financích, materiálu, infrastruktuře, zákaznících nebo třeba o konkurenci, nelze je řídit.

Informace jsou klíčové pro fungování

• Pokud nevím, jak se mám v procesech, v konkrétních situacích chovat, koordinace a řízení procesů nemůže fungovat

Jak se informace řídí ve firmě?

Většina firem řídí své informace intuitivně - pomocí zkušeností a rozhodování celého svého managementu. Většinou neexistuje jeden člověk, který by byl odpovědný za řízení informací. (CIO je většinou člověk, který se stará o informační technologie - nikoliv o informace samotné). V širším pojetí je práce s daty a informacemi ve větší či menší míře činnost všech zaměstnanců.

Komplexně se začně firma o své informace zajímat, pokud začne uplatňovat některý z přístupů bezpečnostní politiky k informacím. V takové situace firma začne svá data a informace oceňovat a klasifikovat podle toho, jak jsou pro ni cenná (aby o ně nepřišla nebo aby neunikla konkurenci). Cenná data a informace se také někdy označují jako informační aktiva.

Firma, ani její informační systém není uzavřený systém, ale má na své okolí četné vazby. Je důležité si uvědomit, že informační systém podniku pomocí těchto vazeb nejen získává informace, ale řadu informací do okolí sám předává. Pro každou firmu je tedy důležité počítat i s informacemi z vnějšího okolí firmy. Znalost vazeb systému k okolí, přesné vymezení a rozbor těchto vazeb jsou nezbytné.

Kde se nacházejí informace?

• Informace mohou být zachycené a uložené v informačních a komunikačních technologiích (ICT).
• I obyčejný papír je informační technologie.

Co je informační management

Stejně jako skladník musí vědět, kde se jaký materiál na skladě nachází a který materiál je třeba spotřebovat, kterému dochází spotřební lhůta, tak by se podobným způsobem měla firma starat o svoje informace a data. Řízením informací se zabývá manažerská disciplína, která se nazývá informační management. Informace jsou důležité na všech úrovních řízení z hlediska fungování procesů i z hlediska rozhodování. Z praxe a provedených průzkumů vyplývá, že firemní procesy v 30 % nefungují nebo nesprávně fungují v důsledku absence (není, nebo ji nelze nalézt) nebo nekvality informací a základních dat (zejména kmenových a pohybových dat). To zahrnuje jak řídící informace směřující dovnitř podniku, tak informace směřující ven (zcela rutinní podnikový proces, který může být z pohledu zákazníka výjimečnou situací a tudíž k němu nutně potřebuje řídící informace). práce s informacemi, rozvoje informační a manažerské gramotnosti v souvislosti s informačním systémem.