Evidence zaměstnanců

Evidence zaměstnanců (anglicky Employee Database, Employment records) jsou všechny informace vedené o zaměstnancích organizace.

Jak vypadá evidence zaměstnanců v praxi

Evidence zaměstnanců je základem personální administrativy a tedy i personálního systému v organizaci. Není tedy určena jen personalistům, ale především je klíčovým zdrojem pro řízení a plánování lidí v organizaci. Každý zaměstnavatel (firma, organizace) potřebuje vést o svých lidech informace, které pomáhají naplnit požadavky legislativy a zároveň pomáhají řídit pracovní sílu. Základní sada informací o zaměstnancích bývá stanovena zákony příslušného státu - to je často ovlivněna oborem, ve kterém se zaměstnavatel pohybuje (např. riziková pracoviště vyžadují větší sadu informací o zaměstnancích).

Základním prvkem je osobní spis zaměstnance, který obsahuje základní, kontaktní údaje a osobní údaje, informace k osobnímu rozvoji zaměstnanců, pracovní smlouvy a další provozní informace pro potřebu organizace.

Evidence zaměstnanců ať již je technicky řešena jakkoliv, je jednou z klíčových provozních evidencí protože musí obsahovat klíčové informace vztažené k zaměstnancům a jejich souvislostech v organizaci. Je typicky navázána na mzdový software, jemuž poskytuje podklady pro výpočet mezd (výkazy práce, docházka, dovolená atd.) je také silně svázána s celkovým systémem řízení a správy zdrojů (ERP), neboť na zaměstnance je navázáno velké množství dalších zdrojů a firemních aktiv (majetek, projekty, pracovní pomůcky, vybavení, rizika, procesy, oprávnění, pravomoci, odpovědnosti a zejména další lidé v organizaci).
Ve větších organizacích je nezbytnost provázání evidence zaměstnanců na organizační strukturu, tedy umístění konkrétních lidí na konkrétní pracovní pozice.