ECM (Enterprise Content Management)

ECM (Enterprise Content Management), správa obsahu organizace zahrnuje procesy, činnosti, metody a technologie pro získávání, ukládání, správu, uchování a distribuci obsahu, to znamená všech papírových dokumentů, ale především digitálního obsahu - strukturovaného i nestrukturovaného, jako jsou data, dokumenty, tabulky, prezentace, videa, emaily, obrázky či zvukové záznamy.
Cílem ECM je doručení správného obsahu do správných procesů aby mohlo být dosahováno strategických cílů organizace.

ECM v praxi: V dnešní době se správa obsahu prakticky neobejde bez informačních technologií i když nakládání s papírovými dokumenty stále ještě tvoří významnou část obsahu, ani nakládání s nimi se neobejde bez technologií byť by se mělo jednat o jednoduchý šanon.
Stejně důležité jako ECM technologie jsou dobře nastavené ECM procesy, strategie a pravidla pro nakládání s obsahem v organizaci.

Správa obsahu musí vyřešit celý životní cyklus obsahu od jeho vzniku až po uložení, vyřazení či zánik.

• Získávání obsahu zahrnuje vytváření nebo digitalizaci obsahu
• Správa obsahu zajišťuje správnou organizaci obsahu v době jeho života
• Distribuce obsahu musí zajistit využívání správného obsahu ve správných procesech
• Ukládání a uchování obsahu musí zajistit dlouhodobé a bezpečné uchování obsahu

Obsah je většinou v organizacích v mnoha různých aplikacích, či úložištích. Udává se, že průměrná organizace má mezi 50-80% nestrukturovan0ho obsahu. ECM technologie umožňují efektivně spravovat obsah v průběhu celého jeho životního cyklu a bez ohledu na to, kde se obsah nachází.

Nesprávné nakládání s obsahem vede k nákladům spojeným s používáním nesprávného obsahu, či dokonce špatného, dohledávání obsahu a je jednou z častých příčin neefektivnosti, zvýšených rizik a snížené míry bezpečnosti.