Administrativní práce (Administrative work)

Administrativní práce (anglicky Administrative work) je taková práce ve firmě, jejímž předmětem je podpora fungování chodu organizace. Zjednodušeně řečeno jsou to činnosti spojené s organizováním a papírováním. Administrativní práce se obvykle odehrává v kanceláři a využívá počítače, papíry nebo jiné informační technologie.

Co v praxi zahrnuje administrativní práce?

Administrativní práce více či méně je součástí každého pracovníka. Každý musí totiž v rámci svého zaměstnání provádět určité administrativní úkony (například vyplnění povinných údajů pro svého zaměstnavatele nebo vykazování své práce). Rozsah administrativní práce se liší podle pracovního zařazení. U běžného pracovníka je administrativní práce omezena na nezbytné minimum a naopak u administrativních pracovníků představuje administrativní práce jejich stoprocentní pracovní náplň.

Typické činnosti, které se označují jako administrativní práce jsou například:

• příprava a vyplňování různých výkazů, formulářů, zpráv a podobně
• potvrzování vlastních aktivit, vykazování práce
• udržování různých datových nebo informačních záznamů, tabulek, evidencí nebo formulářů
• příprava podkladů či dokumentů pro jednání a porady
• zpracování zápisů z porad a jednání
• vedení dokumentace, informací a dat
• vyřizování různých workflow
• zadávání požadavků
• organizování schůzek a jednání
• odpovědi na e-maily, telefony a další formy komunikace
• pořizování dat
• příprava podkladů
• vyplňování povinných formulářů
• vysvětlování a vyřizování dotazů nebo požadavků ostatních pracovníků
• office management
• asistence pracovníkům a manažerům
• archivace dokumentů

Jak vysoké jsou náklady na administrativní práce z celkových nákladů?

Malé firmy a týmu díky své kompaktnosti a přímé komunikaci mají obvykle méně administrativních činností než větší týmy a firmy. V praxi jednoznačně platí, že se vzrůstajícím počtem lidí narůstá také administrativní práce. Určitá míra administrativy je zcela nezbytná pro to, aby byla větší organizace uřízena na bázi pravidel a uspořádanosti. Jinými slovy určité míra administrativy je vždy zapotřebí. Organizování a koordinace lidí vyžaduje administrativní práci. Problém nastává v situaci, kdy je administrativní práce uměle vytvářena a stává se tak pro organizaci brzdou. Administrativní práce sama o sobě je neproduktivní. Měla by být tedy vykonávána maximálně efektivně, aby nevytvářela “práci pro práci” - tedy aby byla vykonávána v nezbytném rozsahu a formou která nezatěžuje ani administrativní pracovníky ani běžné zaměstnance. Administrativní práce by neměla vytvářet zbytečné nároky na “papírování” a formální řízení tam, kde to není nezbytně nutné.

Omezení administrativní práce zvyšuje efektivnost firmy.

Náklady na administrativní činnosti v efektivně fungujících firmách jsou někde mezi 5% a 25%. Neefektivně fungující firmy a organizace ve veřejné správě mají obvykle náklady na administrativní činnosti vyšší, mohou dosahovat až 50% z celkových nákladů.